WBS -工作分解結構

WBS

工作分解結構
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WBS:工作分解結構(Work Breakdown Structure) 建立WBS:建立WBS是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的,更易于管理的組成部分的過程。

WBS是項目管理重要的專業術語之一。WBS的基本定義 :以可交付成果為導向對項目要素進行的分組,它歸納和定義了項目的整個工作範圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。無論在項目管理實踐中,還是在PMP,IPMP考試中,工作分解結構(WBS)都是最重要的內容之一。WBS總是處于計畫過程的中心,也是製定進度計畫、資源需求、成本預算、風險管理計畫和採購計畫等的重要基礎。WBS同時也是控製項目變更的重要基礎。項目範圍是由WBS定義的,所以WBS也是一個項目的綜合工具。

綜合辦公室文檔運用工具,例如表格、文檔、ppt等。

  • 中文名稱
  • 外文名稱
    WBS
  • 構    成
    3個關鍵元素
  • 屬    性
    項目管理
  • 全    稱
    Work Breakdown Structure

工作分解結構

工作(work)--可以產生有形結果的工作任務;分解(breakdown)--是一種逐步細分和分類的層級結構;結構(structure)--按照一定的模式組織各部分。根據這些概念,WBS有相應的構成因子與其對應:

WBS-工作分解結構WBS-工作分解結構

⑴結構化編碼

編碼是最顯著和最關鍵的WBS構成因子,首先編碼用于將WBS徹底的結構化。通過編碼體系,我們可以很容易識別WBS元素的層級關系、分組類別和特徵。並且由于近代電腦技術的發展,編碼實際上使WBS信息與組織結構信息、成本資料、進度資料、契約信息、產品資料、報告信息等緊密地聯系起來。

⑵工作包

工作包(work package)是WBS的最底層元素,一般的工作包是最小的"可交付成果",這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本和組織以及資源信息。例如:通路安裝工作包可能含有通路支架製作和安裝、通路連線與安裝、嚴密性檢驗等幾項活動;包含運輸/焊接/通路製作人工費用、通路/金屬附屬檔案材料費等成本;過程中產生的報告/檢驗結果等等文檔;以及被分配的工班組等責任包幹信息等等。正是上述這些組織/成本/進度/績效信息使工作包乃至WBS成為了項目管理的基礎。基于上述觀點,一個用于項目管理的WBS必須被分解到工作包層次才能夠使其成為一個有效的管理工具

⑶WBS元素

WBS元素實際上就是WBS結構上的一個個"節點",通俗的理解就是"組織機構圖"上的一個個"方框",這些方框代表了獨立的、具有隸屬關系/匯總關系的"可交付成果"。經過數十年的總結大多數組織都傾向于WBS結構必須與項目目標有關,必須面向最終產品或可交付成果的,因此WBS元素更適于描述輸出產品的名片語成(effictive WBS,Gregory T. Haugan)。其中的道理很明顯,不同組織、文化等為完成同一工作所使用的方法、程式和資源不同,但是他們的結果必須相同,必須滿足規定的要求。隻有抓住最核心的可交付結果才能最有效的控製和管理項目;另一方面,隻有識別出可交付結果才能識別內部/外部組織完成此工作所使用的方法、程式和資源。工作包是最底層的WBS元素。

⑷WBS字典

管理的規範化、標準化一直是眾多公司追求的目標,WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當于對某一WBS元素的規範,即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述;工作成果的描述和相應規範標準;元素上下級關系以及元素成果輸入輸出關系等。同時WBS字典對于清晰的定義項目範圍也有著巨大的規範作用,它使得WBS易于理解和被組織以外的參與者(如承包商)接受。在建築業,工程量清單規範就是典型的工作包級別的WBS字典。

主要用途

WBS是一個描述思路的規劃和設計工具。它幫助項目經理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作。

1 WBS是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯系的結構設計工具。

2 WBS是一個展現項目全貌,詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計畫工具。

3 WBS定義了裏程碑事件,可以向高級管理層和客戶報告項目完成情況,作為項目狀況的報告工具。

4 WBS防止遺漏項目的可交付成果。

5 WBS幫助項目經理關註項目目標和澄清職責。

6 WBS建立可視化的項目可交付成果,以便估算工作量和分配工作。

7 WBS幫助改進時間、成本和資源估計的準確度。

8 WBS幫助項目團隊的建立和獲得項目人員的承諾。

9 WBS為績效測量和項目控製定義一個基準。

10 WBS輔助溝通清晰的工作責任。

11 WBS為其他項目計畫的製定建立架構。

12 WBS幫助分析項目的最初風險。

建立方法

建立WBS是指將復雜的項目分解為一系列明確定義的項目工作並作為隨後計畫活動的指導文檔。WBS的建立方法主要有以下兩種:

1 類比方法。參考類似項目的WBS建立新項目的WBS。

2 自上而下的方法。從項目的目標開始,逐級分解項目工作,直到參與者滿意地認為項目工作已經充分地得到定義。該方法由于可以將項目工作定義在適當的細節水準,對于項目工期、成本和資源需求的估計可以比較準確。

建立WBS時需要滿足以下幾點基本要求:

1 某項任務應該在WBS中的一個地方且隻應該在WBS中的一個地方出現。

2 WBS中某項任務的內容是其下所有WBS項的總和。

3 一個WBS項隻能由一個人負責,即使許多人都可能在其上工作,也隻能由一個人負責,其他人隻能是參與者。

4 WBS必須與實際工作中的執行方式一致。

5 應讓項目團隊成員積極參與建立WBS,以確保WBS的一致性。

6 每個WBS項都必須文檔化,以確保準確理解已包括和未包括的工作範圍。

7 WBS必須在根據範圍說明書正常地維護項目工作內容的同時,也能適應無法避免的變更。

8 WBS的工作包的定義不超過40小時,建議在4-8小時。

9 WBS的層次不超過10層,建議在4-6層。

表示方式

WBS可以由樹形的層次結構圖或者行首縮進的表格表示。在實際套用中,表格形式的WBS套用比較普遍,特別是在項目管理軟體中,具體的模版樣式參見WBS模版樣式。

分解方式

WBS的分解可以採用以下三種方式進行:

1 按產品的物理結構分解。

2 按產品或項目的功能分解。

3 按照實施過程分解。

建立過程

項目組內建立WBS的過程非常重要,因為在項目分解過程中,項目經理、項目成員和所有參與項目的部門主任都必須考慮該項目的所有方面。

項目組內建立WBS的過程是:

1得到範圍說明書(ScopeStatement)或工作說明書(StatementofWok,承包子項目時)。

2 召集有關人員,集體討論所有主要項目工作,確定項目工作分解的方式。

3 分解項目工作。如果有現成的模板,應該盡量利用。

4畫出WBS的層次結構圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項目或子生命周期階段。

5將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預 算、分配負責人員或組織單位。

6 驗證上述分解的正確性。如果發現較低層次的項沒有必要,則修改組成成分。

7 建立一個編號系統。

8隨著其他計畫活動的進行,不斷地對WBS更新或修正,直到覆蓋所有工作。

檢驗標準

檢驗WBS是否定義完全、項目的所有任務是否都被完全分解主要依據以下標準:

1 每個任務的狀態和完成情況是可以量化的。

2 明確定義了每個任務的開始和結束。

3 每個任務都有一個可交付成果。

4 工期易于估算且在可接受期限內。

5 容易估算成本。

6 各項任務是獨立的。

7 各項任務能被描述的。

使用

對WBS需要建立WBS詞典(WBSDictionary)來描述各個工作部分。WBS詞典通常包括工作包描述、進度日期、成本預算和人員分配等信息。對于每個工作包,應盡可能地包括有關工作包的必要的、盡量多的信息。當WBS與OBS綜合使用時,要建立賬目編碼(Code ofAccount)。賬目編碼是用于惟一確定項目工作分解結構每一個單元的編碼系統。成本和資源被分配到這一編碼結構中。

實踐經驗

最多使用20個層次,多于20層是過度的。對于一些較小的項目4-6層一般就足夠了。

WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次,即不必把結構強製做成對稱的。在任意支路,當達到一個層次時,可以作出所要求準確性的估算,就可以停止了。

作用

1.明確和準確說明項目的範圍; 2.為各獨立單元分派人員,規定這些人員的相應職責;

3.針對各獨立單元,進行時間、費用和資源需要量的估算,提高時間、費用和資源估算的準確度;

4.為計畫、成本、進度計畫、質量、安全和費用控製奠定共同基礎,確定項目進度測量和控製的基準;

5.將項目工作與項目的財務帳目聯系起來;

6.便于劃分和分派責任;

7.確定工作內容和工作順序;

8.估算項目整體和全過程的費用。

種類

1.綱要性工作分解結構(SWBS:Summary WBS) 綱要性工作分解結構是指導性的、戰略性的工作分解結構。該分解結構隻有上面的三級:

第一級:整個系統即防務裝備項目,如:飛機系統電子系統、飛彈系統、軍械系統、空間系統和地面車輛系統。

第二級:防務裝備項目的重大單元,如航空飛行器、艦船、系統實驗和資料等。

第三級:從屬于第二級的單元,如機體、推進裝置、資料、服務和技術出版物等。

2.項目綱要性工作分解結構(PSWBS,Project summary work breakdown structure-PSWBS)

項目綱要性工作分解結構是針對某一特定項目,對綱要性工作分解結構進行裁剪得到的工作分解結構。

3.工程公司標準工作分解結構(CSWBS,contractors standard work breakdown structure-CSWBS)

4.契約工作分解結構(CWBS,Contract WBS)

契約工作分解結構是適用于特定契約或採購活動的完整的工作分解結構。CWBS概括了項目的任務,確定了這些任務與項目的組織機構、技術狀態的關系,為項目的性能、技術目標、進度和費用之間的聯系,確定了邏輯上的約束架構。契約工作分解結構應與契約規定的層次相一致。契約應指出在契約的哪一級別上進行費用累計。承包商為控製其費用而用到的契約WBS的擴延級,應具有費用累計的追溯能力。

而在其他某些具體的套用領域,常見的其他分解結構主要包括:

A、契約工作分解結構(CWBS)--它主要用于定義賣方提供給買方報告的層次,通常不如賣方管理工作使用的工作分解結構(WBS)詳細。

B、組織分解結構(OBS)--它用于顯示各個工作元素被分配到哪個組織單元

C、資源分解結構(RBS)--它是組織分解結構的一種變異,通常在將工作元素分配到個人時使用。

D、材料清單(BOM)--表述了用于製造一個加工產品所需的實際部件、組件和構件的分級層次。

E、項目分解結構(PBS)--它基本上與工作分解結構(WBS)的概念相同。

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