預付賬款

預付賬款

預付賬款是指企業按照購貨契約規定預付給供應單位的款項預付賬款按實際付出的金額入賬,施工企業的預收賬款主要包括預收工程款、預收備料款等。
  • 中文名稱
    預付賬款
  • 外文名稱
    Prepayments
  • 使用規範
    《企業會計規範》
  • 會計要素
    資產類

基本介紹

預付賬款是指企業按照購貨契約規定預付給供應單位的款項。預付賬款按實際付出的金額入賬,如預付的材料、商品採購貨款、必須預先發放的在以後收回的農副產品預購定金等。對購貨企業來說,預付賬款是一項流動資產。施工企業的預收賬款主要包括預收工程款、預收備料款等。

預付賬款

主要特點

企業應設定“預付賬款”會計科目,核算企業按照購貨契約規定預付給供應單位的款項。

預付賬款

企業因購貨而預付的款項,借記“預付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目。收到所購物資時,根據發票賬單等列明應計入購入物資成本的金額,借記“物資採購”或“原材料”、“庫存商品”等科目,按專用發票上註明的增值稅額,借記“應交稅金—應交增值稅(進項稅額)”科目,按應付金額,貸記“預付賬款”科目。補付的款項,借記“預付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目;退回多付的款項,借記“銀行存款”科目,貸記“預付賬款”科目。

預付款項情況不多的企業,也可以將預付的款項直接記入“應付賬款”科目的借方,不設定“預付賬款”科目。

企業的預付賬款,如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、復原等原因已無望再收到所購貨物的,應將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款。企業應按預計不能收到所購貨物的預付賬款賬面餘額,借記“其他應收款——預付賬款轉入”科目,貸記“預付賬款”科目。

除轉入“其他應收款”科目的預付賬款外,其他預付賬款不得計提壞賬準備。

“預付賬款”科目應按供應單位設定明細賬,進行明細核算。

“預付賬款”科目期末借方餘額,反映企業實際預付的款項;期末如為貸方餘額,反映企業尚未補付的款項。

基本術語

防止利用預付賬款作為“中轉站”

按規定,企業的預付款業務必須以有效合法的供應契約為基礎,而實際工作中有的企業的預付款業務根本無對應的契約,而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋,為他人進行非法結算,將所得回扣或傭金據為已有;或利用該項業務轉移資金,隱匿收入、私設“小金庫”或私分。

如甲企業本與乙企業無任何業務往來,但甲企業的負責人與乙企業的財務主管有親戚關系,于是,甲企業以收取一定“使用費”為條件,在審計人員的函證中證明該企業收到乙企業的預付款,給審計人員的工作製造了很大的障礙,使甲、乙兩企業的會計核算失去了真實性。

防止利用預付賬款作為“資源回收筒”

在許多企業中,“預付賬款”賬戶就發揮著“資源回收筒”的作用,企業銷售商品,不確認收入,而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中,作為預付款,日後,再作相反會計分錄,視同退款。這樣的後果就是企業可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。

將不屬于預收賬款核算的事項列入預收賬款

如企業將本應記入“其他業務收入”、“營業外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目,從而達到逃避繳納流轉稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發生額,如果摘要記錄不詳,需通過賬戶記錄找出該筆業務的記賬憑證和原始憑證,看證證是否相符。

將應記入收入的直接交款記入預收賬款

會計製度規定,交款提貨銷售在收到貨款並將發票賬單和提貨單交給買方後確認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發生額,應要求企業出具相應的契約,以核實發生預收賬款的原因;並結合對企業發生預收賬款時的發貨業務,檢查庫存商品明細賬或提貨單,核實企業是否發生交款提貨銷售業務,有無將本應確認為收入的事項作為預收賬款處理。

私營公司預付賬款的核算

私營公司應設定“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業對供貨方預付貨款時,應借記“預付賬款”科目,以後收到預購的材料或商品時,則貸記“預付賬款”科目。現舉例說明。

工業企業預付賬款的核算

1、企業預付貨款

借:預付帳款

貸:銀行存款2、收到所購物品,根據發票帳單等列明的金額

預付賬款

借:材料採購等

貸:預付帳款

3、補付的貨款

借:預付帳款

貸:銀行存款

4、退回多付的貨款

借:銀行存款

貸:預付帳款

實例

[例]星光電器廠預付甲企業的原材料款總計150000元。作如下會計分錄

借:預付賬款——甲企業 150000

貸:銀行存款 150000

收到原材料及專用發票時,貨款價為200000元,增值稅為34000元,應補付84000元。則應編製如下會計分錄:

借:物資採購 200000

應交稅金——應交增值稅(進項稅額) 34000

貸:預付賬款——甲企業 234000

補付貨款,作如下會計分錄:

借:預付賬款——甲企業 84000

貸:銀行存款 84000

若星光電器廠收到原材料及專用發票,全部貨價為100000元,增值稅17000元,應退33000元,則編製如下會計分錄:

借:物資採購 100000

應交稅金——應交增值稅(進項稅額) 17000

貸:預付賬款——甲企業 117000

退回多付的貨款,作如下會計分錄:

借:銀行存款 33000

貸:預付賬款——甲企業 33000

若私營公司預付貨款情況不多,也可將預付的貨款直接記入“應付賬款”科目的借方,預付貨款時,借記“應付賬款”科目,貸記“銀行存款”科目,收到材料或商品時再予以轉銷。若期末編製資產負債表時,“應付賬款”所屬明細科目有借方餘額的,應將這部分借方餘額在資產負債表的資產方列示。

核算異常情況

新《企業會計準則》附錄《會計科目和主要賬務處理》規定,“預付賬款”科目用來核算企業按照契約約定預付的款項。企業可按供貨單位進行明細核算。該科目期末一般為借方餘額,反映企業預付的款項,如為貸方餘額,則反映企業尚未補付的款項。

預付賬款

在日常會計核算中,該科目與稅收有關聯的事項較少,主要為預付購貨款後在收到貨物時可能涉及的對增值稅進項稅的處理,但由于對增值稅進項稅扣除的管理非常嚴格,所以,該事項出現偷稅的可能性較低。但值得註意的是,正是由于該科目涉稅事項較少,使得許多檢查人員不重視對預付賬款的檢查,往往使該賬戶成為企業賬內“飛過海”及隱匿利潤的防空洞,本文介紹的案例就屬于這方面的問題。

案例

某稅務稽查組檢查從事建築安裝的A公司,檢查人員發現,A公司2007年的主營業務收入與其上年相比,不升反降,與規模相當的同行相比,差距拉大,這與全社會基建規模不斷擴大的背景極不相稱。檢查人員還得知,A公司2005年工作總結反映實現的業務收入比上年度成長了30%,而且員工的年薪達到歷史最高水準。這些都說明A公司與整個建築行業一樣得到同步發展,但為何其業務收入不升反降呢?

檢查人員自然懷疑A公司隱匿了業務收入,但先後檢查了預收及應付賬款、其他應付款銀行存款等科目,均未見異常。檢查人員又意識到可能存在掛靠大建安公司承接業務而隱瞞收入的問題,于是,從賬面尋找與A公司有往來的大公司,終于在“預付賬款──B公司”賬戶中發現隱藏著一大建安公司(C公司)。據該賬戶記載,A公司在2005年底預付2000萬元至B公司購買鋼材,鋼材未購回,2007年下半年又由C公司分四次匯回2000萬元沖平了該賬戶,但12月份,A公司又收到1100萬元鋼材,並作了借“原材料──鋼材”、貸“預付賬款──B公司”的賬務處理,而憑證後未附鋼材發票。面對這些異常情況,A公司財務經理解釋說,A公司先代C公司預付給B公司2000萬鋼材款,並由其分四次歸還。後收到的1100萬元鋼材,是A公司向B公司購買的,尚未開票結算。當檢查人員索要其代C公司預付款的協定及利息結算情況時,財務經理說因兩家老總是好友,未定協定也未收利息。問題果真如此簡單?在檢查組至B、C公司調查後終于真相大白。

原來,A公司僅具有“房屋建築”三級資質,為了承接大型建築工程,遂“掛靠”具有一級資質的C公司,並以C公司名義承接了B公司總造價為1.69億元包工包料的一大樓工程,但需預付2000萬元保證金(即A公司賬面反映的購鋼材款)。除預付保證金一事外,其他全部的收入、支出、往來等會計處理事項均在C公司賬面反映,而且營業稅已由C公司按規定交納,C公司因出借資質獲得2%手續費收入(出借資質屬違法行為,本文姑且不論此問題)。扣除各類成本、費用及稅金,該工程最終形成的1100萬元利潤,也由A公司用購買鋼材的發票作為工程施工成本沖銷,而所購鋼材已由A公司驗收入庫。因此,A公司賬面“預付賬款──B公司”貸方餘額1100萬元實際上是隱藏的承接B公司工程轉回的利潤,鋼材款根本無需再付。

上述行為違反了《中華人民共和國企業所得稅暫行條例》及其實施細則和《中華人民共和國稅收征收管理法》的有關規定,稅務機關針對該企業的行為追繳了所偷企業所得稅,並按規定加收了滯納金,而且還對所偷稅款給予了一倍罰款的處罰。

在上述案例中,表明預付賬款賬戶也可以進行稅收舞弊。A公司不僅利用預付賬款賬戶以預付鋼材款的名義完成了所隱瞞業務預付保證金的付出和回收,而且還將所隱瞞業務實現的利潤藏匿其中,實現了賬內“飛過海”,這種情況,值得引起高度重視。

其他資料

預付賬款指買賣雙方協定商定,由購貨方預先支付一部分貨款給供應方而發生的一項債權。預付賬款一般包括預付的貨款、預付的購貨定金。施工企業的預付賬款主要包括預付工程款、預付備料款等。預付賬款是預先付給供貨方客戶的款項,也是公司債權的組成部分。

預付賬款

作為流動資產,預付賬款不是用貨幣抵償的,而是要求企業在短期內以某種商品、提供勞務或服務來抵償。借方登記企業向供貨商預付的貨款,貸方登記企業收到所購物品應結轉的預付貨款,期末借方餘額反映企業向供貨單位預付而尚未發出貨物的預付貨款;大學部目期末借方餘額,反映企業預付的款項;期末如為貸方餘額,反映企業尚未補貨和獲得勞務的款項。

預付賬款屬于會計要素中的資產,通俗點就是你暫存人家那的錢,如果沒有買人家東西前,這錢還是你的,所有權還是歸你,所以是資產。

賬戶設定

預付賬款”賬戶用于核算企業按照契約規定向購貨單位預付的款項。“預付賬款”賬戶下應按購貨單位設定明細賬,進行明細核算。預付賬款情況不多的企業,也可以將預付的款項直接記入“應付賬款”的借方。

實例

[例]某公司預付給供貨方的材料款總計20000元,應編製會計分錄如下:

借:預付賬款 20000

貸:銀行存款 20000

收到材料和專用發票時,全部貨款為20000元,稅金為3400元,應補付3400元。應編

製會計分錄如下:

借:物資採購 20000

應交稅金——應交增值稅(進項稅額) 3400

貸:預付賬款 23400

補付款時

預付賬款

借:預付賬款 3400

貸:銀行存款 3400

在預付貨款業務不多的企業,也可以通過“應付賬款”科目核算預付賬款業務。企業在預付時借記“應付賬款”科目,收到採購的商品後再予沖銷。但是,在這種處理方法下,“應付賬款”的某些明細賬戶可能會出現借方餘額。在期末,應付賬款明細賬的借方餘額應在資產負債表中列作資產項目,而各明細賬的貸方餘額才列為負債。

預付賬款業務較多的企業,需要為每一個客戶設定明細賬,列明預付日期、採購商品的規格及數量、預付金額、到貨日期及登出日期等。

企業的預付賬款不得計提壞賬準備。但是,如果有確鑿的證據表明企業預付賬款的性質已經發生改變,或者因供貨單位破產、復原等原因已經無望再收到所購貨物的,應將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款,並按規定計提壞賬準備。

正確使用與管理

一、“預付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因

1)企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”

在實際會計核算中,對企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款,許多財務人員不知道應該將其列支在“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認為隻要是預付的各種款項,均應在“預付賬款”科目列支,對“預付賬款”科目含義存在誤解。《企業會計製度》規定,預付賬款科目核算企業按照購貨契約的規定而預先支付給供應單位的款項。該科目屬于流動資產類科目,用來核算購入存貨時形成的預付款。而上述的採購機器設備、廠房的預付款項或預付在建工程款屬于固定資產類核算的對象,應當根據其性質用“工程物資”或“在建工程”科目核算。

2)職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目

在會計實務中,企業採購部門人員借支去採購材料等貨物時需要先付款,財務部門隻持有採購人員的借條,發票和供貨企業的收據在當月收不到,會計人員在做賬時往往誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般情況下,和主營業務無關的業務都可以用“其他應收款”核算,而“預付賬款”一般核算和主營業務有關的項目,如採購材料等。所以職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”而不是“其他應收款”科目。

3)資產負債表中的預付賬款項目填列不正確

會計期末,財務人員在編製資產負債表時,往往容易將應付賬款和預付賬款合並計算,如將“預付賬款”總分類賬戶的期末餘額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中,這樣計算不一定正確,因為總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶餘額之和,而預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細賬金額。

4)將房地產開發企業預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”

在房地產開發企業日常核算中,個別財務人員沒有考慮到房地產開發企業的特殊性,將預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地產開發企業來說,其開發項目屬于存貨,其預付工程款和預付的土地使用權款應該使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行核算,而不是記入“在建工程”或“工程物資”。

5)“預付賬款”長期掛賬影響損益和稅收

企業按購貨契約預付貨款後,由于有的供貨單位不開發票,有的供貨單位可能倒閉或撤消,有的未倒閉但時間達兩年以上不可能開發票,財務人員不對這筆經濟業務進行賬務處理,致使預付賬款長期掛賬,影響當期損益。在這種情況下正確的處理是:如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,應將原計人預付賬款的金額轉入其他應收款,並計提相應的壞賬準備。

二、加強企業預付賬款管理的措施

以上列舉了預付賬款在企業實際核算中可能發生錯誤的幾種形式,為了使企業提供的財務信息更加真實、可靠,規範預付賬款的使用,必須對企業的預付賬款加強管理。具體措施如下:

1)建立健全預付賬款的相關製度

⑴建立健全預付賬款管理責任製度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作,材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作,供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理,加速資金周轉,提高資金使用效益。

⑵建立預付賬款的控製製度。發生預付款項時必須簽訂契約,契約經各有關部門會簽後,上交一份財務部備查。同時為了節約貨幣資金的支出,供應部門應按照經部門主任、總會計師審批後的購貨契約的規定,辦理預付賬款支付手續,嚴格控製各種預付款項的額度。未簽訂購貨契約的業務不得發生預付賬款,外委工程不準發生預付賬款。

⑶建立預付賬款台賬管理製度。財務部門應與客戶協商,要求客戶建立預付賬款台賬,詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、餘額、發生時間、對方負責人、經辦人、目前對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等信息。對各種預付款項,應按照購貨協定或契約的規定,按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設定有關的明細賬並詳細記載。同時將購貨契約、簽證單和台賬一同保管,形成完整的檔案。

⑷建立健全預付賬款清理責任製度。按照供貨契約或提供勞務契約的協定,指定專人做好結算和催收工作,製定工作計畫,按期定額回收,防止可能的意外和損失發生。供應部門經辦人要按購貨契約規定的時間組織交貨,驗收入庫,並在7日內報銷。如超過報銷期限,每天按預付金額的千分之三收取經辦人資金佔用費。財務部門對所發生的預付賬款如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質,或因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收回所購貨物的,應將其轉入其他應收款。

⑸建立財務人員培訓製度。財務人員要不斷接受繼續教育,熟練系統地掌握會計理論知識和預付賬款的運用,不做錯賬。

⑹建立單位負責人的責任製度。單位負責人應對本單位採購與預付款內部控製的建立健全和有效實施以及採購與預付款業務的真實性、合法性負責。

⑺建立預付賬款和定金的授權標準製度,加強預付賬款和定金的管理。

2)財務負責人和內部審計部門應定期對“預付賬款”進行實質性測試

重點審查預付賬款支付的正確性、時效性和合法性,獲取或編製預付賬款明細表,復核加計正確,並與報表數、總賬數和明細賬合計數核對,同時請單位協助,在預付賬款明細表上標出截止檢查日已收到貨物並沖銷預付賬款的項目,抽查復核其真實性和正確性。應選擇以下方法對預付賬款進行分析性復核:將期末預付賬款餘額與上期期末餘額進行比較,分析其波動原因;了解預付賬款慣例以及收回貨物的平均天數,並分析預付賬款的賬齡,如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,是否將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款並按企業的會計政策計提相應的壞賬準備;計算預付賬款與主營業務成本的比率,並與以前各期比較,分析異常變動的原因;將預付賬款餘額的增減幅度與主營業務成本的增減幅度比較,分析異常變動的原因;對大額異常項目進行調查。應檢查預付賬款是否存在貸方餘額,如果有,應查明原因,必要時作重分類調整。應檢查預付賬款長期掛賬的原因,企業購進的材料及勞務,一般都應及時結算,若長期未結,則需要審查是否因對方單位違反供貨契約而發生糾紛導致雙方正在交涉或訴訟中,或因對方單位變更等原因未來索要,使被查單位未曾付款或未能付款;還是虛賬、假賬以預付款轉到外單位返還的回扣款、銷售收入或其他收入。註意結合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或將同一筆已付清的賬款在“應付賬款”和“預付賬款”中同時掛賬的情況。應檢查企業是否將正常的主營業務收入、其他業務收入、營業外收入記入“預付賬款”,截留各種收入,延後納稅或達到偷稅的目的;審閱“預付賬款”明細賬,從摘要、對應賬戶的記錄中發現線索,再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。應檢查企業是否利用預付賬款業務往來為他人進行非法結算以獲取回扣或以此來轉移資金、私設小金庫;審查預付賬款業務契約是否真實合法,有無以虛假或不合理契約串通舞弊,虛列預付賬款;是否利用預付賬款列支非法支出,查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關的憑證,如賬齡過長,則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。對長期未收到貨物的預付賬款,可向供貨單位進行查詢。應註意審查預付貨款是否屬于正常經濟業務範圍;檢查購人的物資、材料等是否屬于該單位正常需要;採購物資、材料是否已驗收入庫;有無為外單位套取物資、材料的行為(代他人採購往往隱藏非法倒賣、轉移收入、貪污賄賂等違法違紀行為);關註是否存在關聯方預付賬款,若有,應通過了解關聯交易事項的目的、價格和條件或檢查採購契約確認該預付賬款的合法性和合理性,通過向關聯方函證確認交易的真實性。

審計與案例分析

析預付賬款賬齡及餘額構成,根據審計策略選擇大額或異常的預付賬款重要項目(包括零餘額賬戶),函證其餘額是否正確。

結合應付賬款明細賬抽查入庫記錄,查核有無重復付款或將同一筆已付清的賬款在預付賬款和應付賬款兩個科目中同時掛賬的情況。

分析預付賬款明細賬餘額,對于出現貸方餘額的項目,應查明原因,必要的建議進行重新分類調整。

對于用非記賬本位幣結算的預付賬款,檢查其採用的折算匯率和匯兌損益處理的正確性。

檢查預付賬款長期掛賬的原因。

檢查預付賬款是否在資產負債表上恰當披露。如果被審計單位是上市公司,則其會計報表附註通常應披露預付賬款賬齡分析、欠款金額較大單位的名稱、期末數額、欠款時間、欠款原因,以及持有5%(含5%)以上股份的股東單位賬款等情況。

案例分析

案例一 註冊會計師王明在對明光公司審計時,發現預付賬款科目中有3年前預付給A公司購材料款2000萬元和B公司採購工具款1000萬元。註冊會計師王明向明光公司索取供貨契約及相關資料時,均未能提供,要求進行函證時也無法發函和回函。

案例二

註冊會計師李成在對新興公司預付賬款項目審計時,發現其中有支付給C公司的在建工程款項400萬元。

案例三

註冊會計師陳剛在對萬家樂公司預付賬款項目審計時,發現預付賬款和應付賬款科目中均有D公司明細賬戶,預付賬款科目有預付D公司貨款200萬元,應付賬款科目中有應付D公司貨款180萬元。陳剛通過對被審計單位會計人員查詢核實,確定應付D公司的貨款應與預收賬款進行沖銷處理。分析:根據現行會計製度的規定,註冊會計師分別對明光公司、新興公司和萬家樂公司的上述預付賬款會計事項提出以下審計意見:

1、經供需雙方簽訂契約確定的供貨數量、時間、預付賬款比例等條款後,購貨方才能付出款項,而且在一定供貨期內,可以把預付賬款大部分扣回。上述案例一的情況已屬非正常情況,且數額較大,需要審計人員根據各方情況綜合分析判斷,以確定其性質,履行必要的審計程式。註冊會計師可追加以下審計程式

追溯查驗匯出款項的原始憑證、授權等有關資料;

要求被審計單位提供書面材料,說明此款項的用途和未能清算的原因;

由審計人員第二次發出函證,獲取肯定或否定的證明。

2、對于案例二的情況,註冊會計應根據會計製度的規定,將應在“在建工程”或“預付工程款”科目中核算的在建工程款項從預付賬款科目中轉出,並提請被審計單位進行相應的賬務調整處理。

3、案例三的情況在實務中比較普遍。主要是由于貨物入庫手續不全造成會計處理不及時,形成資產、負債雙方虛增。註冊會計師應提請被審計單位進行賬務調整。    

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