行政溝通

行政溝通

即行政信息溝通,指的是行政體系與外界環境之間,行政體系內部各部門之間、層次之間、人員之間憑借一定的媒介和通道傳遞思想、觀點、情感、交流情報信息,以期達到相互了解、支持與合作,謀求行政體系和諧有序運轉的一種管理行為或過程。

涵義

行政組織之間、行政組織與公務人員之間、以及公務人員之間,為實現共同的行政目標,彼此交換意見,相互了解,求得共識的過程。它是行政協調的前提。

方式

行政溝通的方式多種多樣,可以根據不同的標準劃分。根據溝通的組織結構的不同將溝通劃分為正式溝通和非正式溝通,根據溝通的方向的不同將溝通劃分為向下、向上和水準的溝通;根據溝通的傳遞和接受方式的不同將溝通劃分為口頭的、書面的和其它的方式。​

行政溝通

(1) 正式溝通與非正式溝通

正式溝通。它是建立在行政組織基礎之上,通過正常的行政手段實現的。如行政機關發布法令、規章、命令、通告、公告、傳達檔案、召開正式會議、製訂正式報告、手冊;行政領導與下屬人員因公務所進行的正式接觸與會談;下級行政機關對上級行政機關的報告、建議、申請等。

非正式溝通。它是建立在公務人員社會關系之上,通過公務人員的社會交往實現的。如公務人員間的日常接觸、社交;非正式渠道的訊息傳播等。非正式溝通可以傳達行政組織無法或不願意通過正式手段傳達的訊息或資料,也可使公務人員藉以發泄不滿情緒或緩和緊張情緒。但非正式溝通有時會造成不良後果,如歪曲事實、誤傳訊息,造成不必要的誤會與事端;妨礙行政權力的行使;阻礙行政命令的執行等。

(2)下行溝通、上行溝通與平行溝通

下行溝通指自上而下的溝通,也就是上級向其下級傳遞信息,因而又稱傳遞。下行溝通的主要作用是:讓下級明確行政目標;下達有關工作方面的指示;提供關于組織程式和行動的情況;提醒有關部門或工作人員對任務及其它關系的了解等等。通過下行溝通,可以使下級了解上級的指示精神、工作意圖、行動目標等。

在下行溝通中,要註意避免專斷和高傲,以免脫離民眾,得不到廣泛回響。同時也應註意下級對溝通信息的理解是否正確,以免導致失真,脫離行動目標。

上行溝通指自下而上的溝通,也就是下級向上級反映意見和情況,又稱為反饋。下行溝通的目的是要將下級對有關情況的看法、意見和建議及時反映上來,以利于上級及時解決下級工作中出現的問題,對下級的工作作進一步的指導,或者是吸收和採納下級的合理化建議,修改其工作方案,以利于決策目標的實現。

在上行溝通中,要註意全面、客觀地聽取下級意見,防止下級投其所好,報喜不報憂。

平行溝通指橫向的溝通,也就是同級部門或同事之間的溝通。由于工作或業務上的關系,不同組織與人員之間或多或少總是存在某種聯系,因而便產生了橫向溝通。橫向溝通可以互通信息,避免相互之間的誤解、扯皮以及踢皮球現象,有利于互相信任、互相合作,齊心協力為實現組織的共同目標而奮鬥。

溝通障礙

妨礙行政溝通的各種因素主要有語言障礙、知覺障礙、心理障礙、時空障礙、信息障礙以及足以引起信息傳遞失真的組織結構障礙等。行政領導在管理過程中應有意識地克服或減少上述障礙的影響,並註意正確運用語言文字,避免溝通各方誤解、誤傳;考慮溝通各方人員在知識、經驗、職位、性格、情趣等方面的差異,選擇適當的溝通時機、場合、手段等等;發揮非正式溝通對個體與組織之間的橋梁作用;加強對公務人員的培訓,掌握正確的溝通方法與技巧;選擇合適的傳播媒介,增進溝通效果。

行政溝通可以加強行政組織活動的統一性和正確性;改善公務人員的人際關系,避免互相猜疑,堵塞非正式渠道流傳的訊息,防止意見不一、各行其事;可使行政組織有效地應付突發事件,免遭意外損失;克服行政組織中的官僚主義,提高行政效率

作用

行政溝通的作用表現為:

(1)是實現行政決策科學化、民主化的重要基礎,是提高政府工作透明度,推動社會主義民主建設的有效途徑。

(2)是行政執行各環節順利進行的重要基礎,是提高行政管理效率的保證。

(3)是行政檢查監督的重要依據。

(4)是所有行政人員參與管理,是改善人際關系,鼓舞士氣,增強組織凝聚力的重要手段。

原則

行政溝通旨在為實現某一目標而產生一定的溝通效應、速度、廣度和準確度。為了最大限度地取得溝通效應,溝通時應當堅持以下三項原則:

(1)高效率原則 指某一行政信息完成溝通過程所需要的時間越少,溝通效率則越高。為了實現行政溝通的高效率原則,必須特別註意以下兩個方面:一是保證溝通渠道暢通無阻,減少人為幹擾和失真現象,盡可能選擇最短、最直接、容量適中的渠道進行溝通。 二是溝通技術現代化。

(2)高質量原則 是指行政信息在傳遞過程中所達到的真實性、準確性和全面性,盡可能地減少信息傳遞過程中的幹擾和失真,註意減少與信息接收者的要求成行政決策活動無關的信息。

(3)民主化原則。就是要擴大行政人員參與決策的機會,創造一種民主、寬容、和諧的溝通氣氛。

有效的行政溝通標準是信息交流及時、準確、完整。行政溝通的目的是追求信息速度、無誤率和滿意度。行政學家Barnerd提出了行政溝通有效性的七項原則:全員知曉溝通渠道;正式渠道通達到人;溝通渠道簡短直接;溝通程式與渠道匹配;溝通主管人員勝任;溝通渠道暢通無阻;溝通信息確實可靠。

溝通十戒

為改善行政溝通的效果,應該從發訊者和收訊者兩方面入手來解決問題。美國管理協會曾經提出的“良好溝通的十誡”,具體內容如下:

(1)溝通前應把所要傳遞的思想搞清楚;

(2)要認真考慮溝通的真正目的;

(3)當進行溝通時,要全面考慮自然的和人的環境,這對溝通的成敗有很大的影響;

(4)在籌劃溝通內容時,要盡可能地同別人商量;

(5)信息溝通過程中,既要註意信息的基本內容方面,同時也要註意語氣、語調等方面;(6)要善于利用機會來傳遞對聽者有益或有價值的東西;

(7)跟蹤檢查你的溝通;

(8)溝通時不僅應著眼于現在,也應著眼于未來;

(9)一定要使你的實際行動維護你所溝通的信息;

(10)在溝通中,每個人不僅應使別人聽懂你的意思,而且還要弄清別人的意思。

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