總經理助理

總經理助理

總經理助理處于"總管家"與"部管部長"的雙重位置,圍繞著中心工作,上協調領導,下聯系民眾,事務、政務都要過問。

  • 中文名稱
    總經理助理
  • 外文名稱
    General Manager Assistant

基本介紹

不少總經理助理在工作中身先士卒,沖在前面,卻往往忘記了自己的最大職責在于引導下屬去完成工作。這樣的總經理助理通常很忙碌。

總經理助理總經理助理

助理職責

1、在總經理領導下負責辦公室的全面工作,努力作好總經理的參謀助手,起到承上啓下的作用,認真做到全方位服務。

2、在總經理領導下負責企業具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執行情況。

3、協助總經理作好經營服務各項管理並督促、檢查落實貫徹執行情況

4、負責各類檔案的分類呈送,請集團領導閱批並轉有關部門處理。

5、協助總經理調查研究、了解公司經營管理情況並提出處理意見或建議,供總經理決策。

6、做好總經理辦公會議和其他會議的組織工作和會議記錄。做好決議、決定等檔案的起草、發布。

7、做好企業內外檔案的發放、登記、傳遞、催辦、立卷、歸檔工作。

8、負責保管使用企業圖章和介紹信。

9、負責企業內外的公文辦理,解決來信、來訪事宜,及時處理、匯報。

10、負責上級領導機關或兄弟單位領導的接待、參觀工作。

崗位職責

一.要認清自己,處事有原則。找不準位置,也就找不準工作的立足點、切入點、著力點,工作起來也就找不著“感覺”。

總經理助理處于“總管家”與“不管部長”的雙重位置,圍繞著中心工作,上協調領導,下聯系民眾,事務、政務都要過問,其他部門管不了、不該管的,都要總經理助理去管。總經理助理要把握所應扮演的角色,把握好工作分寸,管理不巨細,參謀不決斷,助手不攬權,不越權,不越位,不缺位,工作要到位。

二.要耳聰目明,作好參謀工作。

從大的方面說,當助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務。及時地捕捉信息,準確地搞好反饋,積極地當好決策參謀。不僅要善于發現問題,還要認真分析問題,給領導解決問題提供決策參考。領導一旦採納決策意見,還要製訂決策備選方案。備選方案不能隻是一種,要有多種方案,以便優中選優,“拍板定案”。決策製定後要採取得力措施抓落實,並及時搞好督促檢查,搞好落實情況反饋。

三.要長袖善舞,作好各部門之間的“潤滑油”。

首先要協調好上下的關系。對上:要尊重而不盲從,服務而不奴婢,更不能違背原則盲從領導。陳雲同志說,要“不唯書,不唯上,要唯實。”在實際工作中,不看領導眼色是不可能的,但要有分寸,要堅持原則,按章辦事,不能惟命是從。待下:以禮,以誠,以情。不要盛氣凌人,不搞瞎指揮、亂指揮,不欺下瞞上。再是協調好內外關系,外求支持協作,內求團結向上。

四.要高效快捷處理有關事務。總經理助理必須要有強烈的時效觀念、意識,求真務實、雷厲風行的工作作風,運籌帷幄的領導藝術,在有限的時間裏辦好應辦之事。

要善于“分身”,明確該幹什麽,不該幹什麽,先幹什麽,後幹什麽。要有所為,有所不為。為好應為之事。該別人“代勞”之事,要分解任務到人,並明責授權,責權相等。一旦分工、明責、授權,要少插手,多支持下級大膽工作。不要事無巨細,事必躬親。不該為之事,“親自”未必就好,還往往會挫傷員工的積極性。工作有成績,也會有不足,要客觀地分析是非功過,更不要跟下邊搶功爭好。尤其是出現過錯不要推諉,對自己的過錯更不要上推下卸。工作要扎實,力求實績、實效。總辦工作不能擺花架子,更不能弄虛作假。要真實地反映情況,扎實地開展工作。

五.要不斷提升個人貭素,增加人文魅力。自身貭素強,就會產生人文 “魅力”和影響力。要當好總經理助理,要*權力的影響力,但更重要的是*非權力的影響力。

隻有二者有機結合,才能更好地開展工作。要註重發揮自身非權力因素的影響力,*德、識、才、學,*高尚的人格、豐富的知識、高超的才幹、卓有成效的方法藝術來開展工作。在提高自身貭素的同時,還要學會尊重,學會理解,學會“給予”,尊重上級,理解同級,善于“給予”下級。培養人才,幫助人展現才能,實現價值。

六.要註意自身形象,起好表率作用。總辦處在公司的第一線,一舉一動都代表著公司形象。

總經理助理務必要加強自身修養,註重自我形象塑造。同時,要引導公司全體員工強化形象意識,形成塑造形象的共識。工作中,要重視外在形象的“包裝”,全心全意地、熱情細致地待人接物,為人處事。要經常並善于“換位思考”,想一想假如自己是領導或是員工怎麽辦,設身處地地搞服務、辦實事、辦好事。

七.要製訂並完善遊戲規則。

一方面要根據工作需求,建立一套切實可行的工作規章製度,並不折不扣地去執行。另一方面要在工作實踐中不斷地加以完善。比如,要建立值班製度、會務製度、文秘製度、以及廉政製度等,用製度管人、管事。根據遊戲規則,獎優罰劣。表揚、獎勵好的,批評、懲罰壞的。不能好壞不分,是非不明,不能讓“會叫喚的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“幹的不如不幹的,不幹的不如搗蛋的”怪圈,建立並逐步完善好人能夠積極辦好事,壞人不敢辦壞事的良好機製,確保公司工作正常、有序、高效運轉。

八.要努力營造溫馨快樂的工作環境。

要著力創造總辦工作的良好環境,用良好的環境去影響人、改造人、約束人。積極倡導、努力創造勤奮學習、積極向上、努力開拓、團結協作、樂于奉獻的良好環境,增強總辦整體效能。總經理助理要把創造溫馨快樂的工作環境視為重要的工作內容,思想上重視,工作上要研究、策劃,採取切實有效的舉措,搞好宣傳,形成輿論氛圍。搞些健康有益的文娛活動,活躍員工的文化生活,努力創造一種用事業留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環境。

總經理助理註意事項

但是因為是總經理助理.所以首先該知道不該你做和過問的事,絕對不要去做.

其次不要打別人小報告.

第三要按時完成工作.要註意細節.比如安排同事吃飯吧,你要知道坐哪路車去,收費多少,吃飯地方衛生\味道\價錢\能坐多少人,還有留守人員安全.

第四就是對老板態度要不亢不卑

首先要把老板交待的事情做好,該做的做好,不該做不該問的千萬不要去問,就算你很好奇,也不要去打聽,還有最重要的一點要與下屬搞好關系,就算是最低層的也是一樣,因為人家的經驗比你多.

負責各類辦公用品、器具與設備、勞衛用品、車用材料和節日禮品及實物福利品的採購工作。

· 根據批準的採購計畫,按時按量購進貨品,要求貨比三家、降低成本、秉公辦事、不謀私利。

· 負責公司信紙、信封、名片、業務禮品和企業形象所需印刷的定製工作,確保質量和時間要求。

· 對購進物品儲存質保書、保修單,對使用中的問題負責,並及時與廠商聯系解決。

· 對購進物品做好移交驗收工作,提供合法齊全的原始發票及附有的技術說明書。

· 主辦或協辦向有關政府部門的項目申報、年檢、申領各類證照,完成批文手續及出境手續等事宜。

· 具體辦理來賓食宿安排、購票和迎送事宜,以及公司重大活動和聯誼活動的後勤總務保障。

· 必要時充任臨時駕駛員完成緊急用車任務。

· 完成行政部部長臨時交辦的其他任務。

如何做好總經理助理?開宗明義,總經理助理即古代之幕僚,當今則稱之為智囊。對內,他們憑借豐富的經驗和超常的智慧獨當一面;對外,則以自己的機敏與魅力贏得普遍信賴和贊譽。總經理助理一方面要為公司發展運籌擘畫,另一方面更要分擔繁重的行政事務,讓總經理得以集中精力思考事關全局的、具有戰略意義的大事。因此,總經理助理須有廣博的知識,豐富的管理經驗,智慧的頭腦和幹練、穩健的辦事作風。故西方一位管理學家說:“……往往,總經理助理是不可替代的。”誠則斯言。

6條管理原則

處于創業階段的公司,總經理助理如何管理人力資源,特別是高貭素人才?僅以一己之見,聊備一說。

1. 當好教練,做好示範,凡要求別人做的,自己首先做好。以收無為而治之效。

2. 三管三不管。事關大局的事,管;影響公司形象的事,管;有損公司利益的事,管。管則管嚴,不留餘地。個人私生活不管;個人習慣不管;與公司無關的事不管。不求全責備,不管小節。

3. 遠大的目標。公司小志向應該遠大;基礎薄弱,目標必須宏偉,惟其如此,才能把人才聚集帳下。如美國的微軟。

4. 最佳化資源配製。知人善任,量才使用,讓英雄有用武之地。如張良之用韓信,因一人而乾坤定;如孔明知劉關張,因配置最佳化而漢室興。

5. 高薪酬、高福利。一流人才給一流待遇。惟有高薪才是能把高貭素人才長期吸引住的東西,因它能避免社會風險帶來的不安全感。

6. 容人、愛才,攻心為上。

總經理助理的工作職責

1、起草公司工作計畫總結,並作好公司重要會議記錄;

2、起草、存檔整理總經理簽發檔案;

3、公司管理製度、規章製度,網頁設計方案書、契約書,公司整體運行配合;

4、接聽電話、妥當應答,並做好電話記錄;

5、掌握總經理的日程安排做好預約工作,安排商務旅行;

6、完成總經理或綜合管理部經理交辦的其他工作;

助理職責

1、在總經理領導下進行工作。

2、協助總經理處理好日常事務。

3、協助總經理協調下屬部門之間的關系。

4、協助總經理做好與外單位聯系的具體工作。

5、負責分管範圍內的各項工作。

6、完成領導交給的其他工作。

總經理辦公室主任崗位職責

1、在總經理領導下負責辦公室的全面工作,努力作好總經理的參謀助手,起到承上啓下的作用,認真做到全方位服務。

2、協助總經理調查研究、了解情況並提出處理意見或建議,供集團領導決策。

3、協助總經理作好經營服務各項管理並督促、檢查落實貫徹執行情況。

4、負責各類檔案的分類呈送,請集團領導閱批並轉有關部門處理。

5、負責校內外上下互通信息、左右協調。作好接待工作、來信來訪,及時處理反饋師生反映的後勤保障方面的意見、建議。

6、記好企業大事記,及時收發、採訪企業在經營決策及深化改革中的經驗、好人好事、先進事跡,認真辦好後勤通訊,樹立後勤服務新氣象。

7、協助企業領導及黨委做好各部門的考核、評優、檢查等工作。

8、負責處理辦公室職責範圍內的其他事宜,完成領導交辦的其他工作任務。

總經理辦公室職責

1、在總經理領導下負責企業具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執行情況。

2、做好總經理辦公會議和其他會議的組織工作和會議紀錄。做好決議、決定等檔案的起草、發布。

3、做好企業內外檔案的發放、登記、傳遞、催辦、立卷、歸檔工作。

4、負責保管使用企業圖章和介紹信。

5、負責企業內外的公文辦理,解決來信、來訪事宜,及時處理、匯報。

6、負責上級領導機關或兄弟單位領導的接待、參觀工作。

相關介紹

如何做好總經理助理

1、明白職位是做什麽的:

協助總經理製定、貫徹、落實各項經營發展戰略、計畫,實現企業經營管理目標。

2、清楚職位有那些工作內容:

協助總經理製定戰略計畫、年度經營計畫及各階段工作目標分解;

起草公司各階段工作總結和其他正式檔案;

協助總經理對公司運作與各職能部門進行管理、協調內部各部門關系,尤其是業務部門間的日常工作關系以及事務處理,必要時可單獨召集業務溝通會議或工作會議;

配合總經理處理外部公共關系(政府、重要客戶等);

跟蹤公司經營目標達成情況,提供分析意見及改進建議;

在公司經營計畫、銷售策略、資本運作等方面向總經理提供相關解決方案;

撰寫和跟進落實公司總經理會議、專題研討會議等公司會議紀要;

協助總經理進行公司企業文化、企業戰略發展的規劃,配合管理辦開展企業文化工作;

完成其他臨時交辦的任務。

3、站準正確的隊伍

總助,就是總經理或者總監助理,協助他們開展工作,所以你必須站好隊伍。對他們的工作積極支持,同時又防止走進他們的死路。因為,一旦他失去,你就可能被扶正,讓別人來幫助你。

4、少提理論和巨觀,多做具體實際和補充。在工作中,總經理可以務虛。但你必須務實。

遠離幾個誤區

忘記自己是管理者

不少總經理助理在工作中身先士卒,沖在前面,卻往往忘記了自己的最大職責在于引導下屬去完成工作。這樣的總經理助理通常很忙碌。

把自己當成領主

有的總經理助理把歸他領導的部門看成是自己的“獨立王國”,忘記了自己不光是上司,而且還是下屬,還是同事。一味強化自己作為上司的角色。

官氣十足

有的總經理助理在企業裏是“一人之下,萬人之上”。他們想的不是如何主動幫助解決問題,而是四平八穩的就事論事。

沒有團隊精神

有的總經理助理喜歡搞“一言堂”,什麽都是自己說了算,不懂得也不重視發揮團隊的智慧。

不能兼任管理者和領導者

總經理助理既是管理者又是領導者,但很多總經理助理並不能兼任管理者和領導者,往往做好了這個忽略了那個。

e時代下的總經理助理

既然企業單位是以盈利為目的,那高質量的訂單就是保證一個企業能盈利的根本之一,總經理助理作為總經理的左膀右臂,在履行自己的職責時,也就應該明白自己所做的一切,其最終目的之一就是為了企業能獲得高質量的訂單。即以訂單為導向來理解總經理助理一職。

也許有些人會說,我們企業已經不缺訂單,缺的是企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設,我隻要輔助總經理把這些做好就行了。事實是這樣的嗎?如果一個企業沒有完善的企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設,那這個企業有可能獲得高質量訂單嗎?就像一棵樹,訂單是果實,樹出了毛病,果實能好嗎?高質量的訂單跟企業文化建設、品牌建設、渠道建設、團隊建設是血肉相連的,即整體的。

那我們再說說e時代下的總經理助理。我們知道電子商務是新事物,傳統企業擁抱電子商務更是新事物,可在e時代下的今天,一個以盈利為目的的企業,不去擁抱電子商務,還有其它選擇嗎?總經理助理,作為總經理的幕僚,如果你不了解電子商務,還能說得過去嗎?

綜上所述,要全面理解總經理助理一職,就必須建立這樣的觀念:以電子商務為背景,以訂單為導向,以整體、全局為視角。

透視當今中小企業的總經理助理

國內目前進行這方面課題研究的還不多,尤其是針對總經理助理一職的研究更是鳳毛麟角,“大象接單”是較早並且做得較成功的一家,下面就以“大象接單”為例來詳細展開對總經理助理一職的理解。

大象接單的由來:如果我們把企業比作一頭大象,那麽就不要選擇一個盲人去摸,否則那就是盲人摸象的結果。本著這種思路,一種全新的接單視角,接單模式便由此而生了…我們把這種模式定名為大象接單。

摘引他們官網的一段話:“我所在的這家工廠有一百來人,各個部門齊全,可以說是國內中小企業的典型代表。當時,我們的業務經理可以說是我見過的最勤奮的經理,很多時候,他連走路都得小跑。可是心底裏,在做網路行銷的實戰中,我越來越感覺到,製約公司電子商務發展的根本瓶頸就在于:部門之間無法整體協作。網上業務員懂SEO、SMO,懂部落格行銷但他們不懂如何把這些跟公司的企業文化、品牌建設、渠道建設、團隊建設結合起來;業務經理在乎品牌建設、渠道建設、團隊建設,但他又不懂最佳化技術,比如搜尋引擎最佳化和社會化媒體最佳化等;總經理呢,忙于在業務部、生產部、品檢部、採購部、財務部之間周旋;總經理助理呢,隻滿足于幫總經理整理各種資料啊什麽的;人事部隻是做些考勤、招聘等,完全做不了團隊建設。也就是說這其中出現一個斷層,業務顯然是公司的龍頭,而電子商務部作為對外的第一戰場應該成為業務部的龍頭,但這個龍頭缺乏一個既懂電子商務又能跟公司的企業文化、品牌建設、渠道建設、團隊建設密切結合起來的人。

在這種情況下,會造成一連串的惡性迴圈,由于龍頭部門---業務部的低效,成本高導致無法給研發部註入充裕的資金,採購挑選供應商的餘地更窄,對員工的福利會捉襟見肘。研發、品質、員工的因素又導致產品沒有核心賣點、品質難以更上一層樓,最終又導致業務員做得更累”

大家看到沒有,這就是目前很多中小企業的典型現狀,如果你是其中的一位總經理助理,如果你不能做到以電子商務為背景,以訂單為導向,以整體、全局為視角,你能做得好這家企業的總經理助理一職嗎?    

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