管理製度

管理製度

管理製度,是企業組織製度和企業管理製度的總稱,主流商業管理課程如EMBA、CEO12篇及MBA等均對如何建立企業管理製度有詳細指導。

  • 中文名稱
    管理製度
  • 外文名稱
    Management system
  • 定義
    企業管理各基本方面規定活動架構
  • 範圍類詞
    約束

基本含義

管理製度是指組織對內部或外部資源進行分配調整,對組織架構,組織功能,組織目的的明確和界定。對實現管理目標所採取的組織,控製,協調,反饋等活動所依據的規範形式的總和。是管理規範的製度化成果。

管理

它是指企業在管理思想、管理組織、管理人才、管理方法、管理手段等方法的安排。

在這三項製度中,產權製度是決定企業組織和管理的基礎,企業組織製度和企業管理製度則在一定程度上反映著企業財產權利的安排,因而這三者共同構成了現代企業管理製度。

主要特征

1.現代企業管理製度具有明確的實物邊界和價值邊界,具有確定的政府機構代表國家行使所有者職能,切實承擔起相應的出資者責任。

2.現代企業管理製度通常實行公司製度,即有限責任公司和股份有限公司製度,按照《公司法》的要求,形成由股東代表大會、董事會、監事會和高級經理人員組成的相互依賴又相互製衡的公司治理結構並有效運轉。

3.現代企業管理製度以生產經營為主要職能,有明確的盈利目標,各級管理人員和一般職工按經營業績和勞動貢獻獲取收益,住房分配、養老、醫療及其他福利事業由市場、社會或政府機構承擔。

4.現代企業管理製度具有合理的組織結構,在生產、供銷、財務、研究開發、質量控製、勞動人事等方面形成了行之有效的企業內部管理製度和機製。

5.現代企業管理製度有著剛性的預算約束和合理的財務結構,可以通過收購、兼並、聯合等方式謀求企業的擴展,經營不善難以為繼時,可通過破產、被兼並等方式尋求資產和其他生產要素的再配置。

製度條例

現企業管理製度的四個主要管理對象:人、財、物、信息,後三者都需要人去管理和操作,人是行為的主體。因此,人的管理工作是企業管理的核心,人力資源管理的戰略性作用十分突出。

回(匯)報機製

1. 當上級下達工作任務後,任務受領人須在公司明確完成時間內或受領人自定預期完成的工作時間內,督促相關工作人員合作完成。在工作進程中可即時請示匯報,同時要求在規定完成的時間內必須回報工作完成情況。未完成的必須說明未完成的原因及下一步的工作計畫。

2.上級負有監管執行、協調各資源幫助下屬完成任務的責任。

3.下屬在工作進程中有任何超出職權及能力範圍等的問題可即時向上級回(匯)報以求得協助。

通過"下達→受領→→回報"形成一個完整的回路溝通機製。以提升貫徹執行力,從而達到追求更高工作效率的目的。

工作內容

1. 針對業務及採購的客戶資料的資料歸檔尤為重要,存檔的客戶資料除須體現客戶基本信息外,還須體現目標及成交客戶的成交情況、後續跟進情況、生日、性格、興趣愛好、價值觀。如果條件允許,還須體現其客戶的家庭成員的組成及上述內容(不做硬性指標要求)。

2. 拜訪客戶資料表則須體現拜訪途徑、開始和結束時間、地點、此次談話內容簡要、下次拜訪議題和時間、預期達成的目標等。

3. 目的在于公司可即時監管對上述兩部門的人員因工作內容、工作時間的彈性造成的監管盲區,特別是出外勤後的工作監管容易進入盲區的跟蹤。同時,未防備相關客戶聯絡人的離職,此類表格能為後續的工作人員提供一些信息,使有跡可循、有跡可查,縮短新晉人員與離職人員對應客戶的導入期時長。

總結製度

1. 公司員工每周進行一次總結,總結內容為上周工作亮點,不足之處。

2. 工作亮點的分享,不足之處的改進。

3. 下周工作計畫的一個安排。

4. 總結報告按級呈報批復並遞交至行政部保管。

會議製度

增設早會,午餐會等短會。

1.早會總時長不超過半個小時。公司主管級早會10-15分鍾,部門早會10-15分鍾。主要內容為總結昨天的工作,明確今天的工作內容和計畫。

2. 午餐會由各部門自行組織,主要內容為部門內及工作人員當前遇到的問題通過大家集思廣益,共同探討以尋求解決問題的最佳方案;成功經驗的分享,促進部門團隊人員的工作能力的全面提升。

發展目標

1.公司目標不明確間接的讓公司員工失去工作動力,簡單的為工作而工作。明確公司目標讓員工了解自己的工作目的和意義。通過願景目標的激勵來實現公司目標進而達成員工自身的目標實現和成就感。

2.在工作中,盡可能讓員工參與公司年度規劃內目標的中短期目標的製定。使他們有為自己製定的目標在奮鬥的快感和有參與公司決策權力的被認同感。

晉升與發展

1. 公司建立自己的人才儲備系統和人才梯隊。在出現職位空缺及新職位時,優先考慮公司職工並發布內部招聘,執行競爭上崗的做法。

2. 各層管理崗位的主要競聘項為:

2.1 競聘人除專業專長外有無全面統籌的能力,

2.2 公司需要專業能手,銷售明星。但在主管級以上的崗位

公司更看重競聘者的德、賢、智。公司需要能製造更多銷售(採購)明星的推手來擔綱管理重任。

2.3 競聘成功的培養對象,公司將在1到3個月內對上述方面為培養者著重培養和考核。在主管部門60%以上的員工業績由于新晉主管的努力得到提升可考慮轉正,在未轉正前薪資福利待遇不變。

2.4 競聘上崗的人員必須符合一個前提要求:在本部門或公司內自行培養一個傳人能全面接管競聘者的本職工作。

2.4.1 競聘者申請及傳人安排情況以報告形式一並遞交人事部。

3.公司及人事部將對公司內部競聘者的競聘情況進行保密。

4. 由于公司內部管理崗位有限,為增加員工的榮譽感及某種虛榮心的滿足,建議在原有薪資待遇的前提下增設一些崗位職稱,如:見習採購員、採購員、高級採購員、見習採購經理、採購經理、見習採購部經理、採購部經理。業務部及其他部門以此類推採取崗位梯隊製。

合理化建議

合理化建議製度是管理的民主化製度,是一種較為成熟和規範化的企業內部溝通製度。主要作用是鼓勵在職職工直接參與管理,並可以通過上情下達讓企業管理和員工保持經常性的溝通。

1. 設立意見箱

2.員工及各層管理可採取匿名和署名的方式提供建議。公司每周六統一歸納交總經理審批,在下星期一以板報等形式公布批復內容及建議採納情況。

3、 被採納的建議提供者(有署名的),視建議的重要性給予人民幣50元~100元的獎勵,此項獎勵不設封頂,獎金隨薪資一並發放。

充分授權

1. 通過完全授權的方式,可以訓練員工處理問題的應變能力,而且可以將員工的創意、潛能激發出來,同時也是對員工信賴的表現。這種做法會使員工感受到企業的尊重與重視,有助于建立企業內的信賴關系,達成員工有主人翁精神的養成目標及要求。

2.監管方式:即時向主管上級會(匯)報工作進程。

3. 主管上級應更多的從側面引導、激發員工創意,以經驗分享的形式適可的給予協助,營造充裕發揮能力的氛圍和空間。

娛樂活動

1. 在節假日,休息時間有目的的組織一些娛樂(競賽)活動。以部門或小集體形式參加競賽。目的在于緩解工作壓力的同時提升員工的團隊協作能力,對集體團隊精神的進一步領悟。力求將義陽打造擁有一榮俱榮犧牲精神,一損俱損團隊意識的有凝聚力的團隊。

製度要求

沒有完善的管理製度,任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉,我們必須建立一整套信息管理製度,作為信息工作的章程和準則,使信息管理規範化。建立完善的信息管理製度主要包括以下幾個方面:

1. 建立原始信息收集製度

一切與組織活動有關的信息,都應準確毫無遺漏地收集。為此,要建立相應的製度,安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中,要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵,對那些因不負責任造成信息延誤和失真,或者出于某種目的胡編亂造、提供假資料的人,要給予必要的處罰。

2. 規定信息渠道

在信息管理中,要明確規定上下級之間縱向的信息通道,同時也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的製度,明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務,在組織內部進行合理地分工,避免重復採集和收集信息。

3. 提高信息的利用率

信息的利用率,一般指有效的信息佔全部原始信息的百分率。這個百分率越高,說明信息工作的成效越大。反之,不僅在人力、物力上造成浪費,還使有用的信息得不到正常的流通。因此,必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業務水準,健全信息管理體系,通過專門的訓練,使信息工作人員具有識別信息的能力。同時,必須重視用科學的定量分析方法,從大量資料中找出規律,提高科學管理水準,使信息充分發揮作用。

4.建立靈敏的信息反饋系統

信息反饋是指及時發現計畫和決策執行中的偏差,並且對組織進行有效地控製和調節,如果對執行中出現的偏差反應遲鈍,在造成較大失誤之後才發現,這樣就會給工作帶來損失。因此,組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位,嚴格規定監督反饋製度,定期對各種資料、信息作深入地分析,通過多種渠道,建立快速而靈敏的信息反饋系統。

監督體系

1.通過稽核,提高執行力:通常講到執行力,是被迫的使我們每一個人要把應該做的事情執行起來,被迫記住這句話,被迫使你提升執行力。首先將通過稽核專員的稽核來使我們每一個人的工作計畫達成率提高,這僅針對我們做還是沒做,還沒有考慮到我們所做事情的質量或效果。

2.通過稽核,發現問題、讓問題無處可藏:

我們企業裏面第一件事要做的是打假,打假不僅是一些假資料、假動作;還包括企業裏通常發現不了的問題,在很多情況下問題被掩藏掉了,或者是我們還沒有把問題的真相找到。所以我們要通過稽核、通過檢查讓問題真實的暴露出來。

3.通過稽核,客觀公正處理問題、劃分責任:

通過稽核發現問題,同時必須要對問題進行處理和進行責任的劃分。稽核體系的建立,最終是一定要讓責任人為此買單,而責任的劃分,必須保證客觀、公平;例如在《品質管理製度》中涉及到賠償的地方,把公司從一級到六級的所有的人員都列入到這個賠償的範圍裏,也就是說有可能我們的一個員工所造成的損失,最終要追究到總經理頭上去。所以根據賠償責任劃分標準、按照不同的賠償比例,即使在無法了解真相的時候,也會按照不同的比例去劃分責任。

4.通過稽核,促進目標、計畫的達成:

這裏講的計畫更多的是指公司經營和管理的工作計畫,通過稽核、通過檢查、通過監督確保公司年度目標和我們的月度、周度、日度的工作計畫有效達成。

5.通過稽核,促進流程、製度的落實:

企業花費大量的人力、財力製定了許多管理製度、工作標準,這些流程是企業管理中的基本法。雖然每個企業都希望製度的製度得到有效的落地執行,但往往由于新人的加入、不能堅持等原因,導致企業的標準化工作效果甚微。因為每一個人都是有惰性的,當人遇到流程、製度約束,當你自己很不舒服很痛苦的時候,就需要通過稽核,這樣一股外力促使你一定按照流程製度來執行。有了流程製度的落實最終你的目標、計畫達成才有保障。如果計畫達成並不按照我們的流程製度運作得到的,恐怕這種達成也隻是偶爾為之吧!試問2014年、2015年呢?

6.通過稽核,形成內部製約機製和控製體系:

企業中,既有一張看得見的行政控製網,還有一張看不到的製約控製網,製約控製體系是在行政控製網範圍以外的一套管理模式,由于它的隱蔽性和每個人身上具有的人情,在管理中並沒有引起管理者的太多註意。就算企業有上述兩套控製體系存在,也多半會因為企業自身原因致使兩套體系不能緊密結合,縫隙太大,不能發揮同力作用。通過稽核體系的導入將企業兩套體系進行重新組合,將內部製約和控製變成一套完整的管理體系。

7.通過稽核,打造人才培養基地,為公司輸送人才:

通過稽核為公司輸送人才,輸送什麽樣的人才呢?作為稽核人員,以前可能是部門經理、也可能是職員,甚至是一名現場的作業人員,但這些都不重要,隻要你在稽核的崗位上真正的把整個公司的流程製度包括年度經營計畫、工作計畫、年度預算等全部了解清楚之後,你就可以在公司做真正的高層了,就是"批量的培養總經理"。

8.通過稽核,關註過程、控製細節:這幾個字的重點就是在過程中反復強調細節。

9.通過稽核,形成雷厲風行的執行文化:

很多公司的企業文化有一條是:"絕不找任何借口",用我的理解就是雷厲風行;執行的核心:就是說到就要做到。當出現問題時,首先從自己開始查找原因,當需要承擔責任時,首先想想自己有哪方面的過錯,而不是把問題或者責任推給別人。在企業裏,我們必須要打造出這種文化:就像軍隊一樣。

10.通過稽核,解放領導:

在稽核體系建設中,最終的目的讓每一個人學會檢查,學會互相檢查;讓領導脫離我們日常事務的處理,當人人都能在流程體系下進行自我與相互檢查時,目的就達到了,領導從日常的事務中脫離出來,做領導該做的事情。在澤亞企管輔導的項目調研報告裏面寫過一句話:"各級領導都在降級使用",大家還記得嗎?領導做的不是領導的活,領導幹的不是領導的事,領導天天去解決異常問題,變成了救火隊長。所以我們2013年通過體系打造讓領導真正的能成為嚴格意義上的領導,做更重要的事情。

製度實施

企業管理製度的執行,是企業管理的實踐者。他們既有聯系又有區別:製度是檔案,是命令;執行是落實,是實踐;製度是執行的基礎,執行是製度的實踐,沒有製度就沒有執行;沒有執行,製度也隻是一隻空殼。所以要想貫徹落實企業管理製度還需做到以下幾個方面:

1、需要加強企業管理製度和執行所設的內容在員工中的透明度。員工是企業管理製度落實到位的主要對象。如果員工連遵守什麽、怎樣遵守都不明白或不完全明白,就是沒有目的或目的(目標)不明確,後果將導致公司製定的管理製度流產。企業管理製度是員工在工作中不可或缺的一部分,製度遵守得好壞,取決于員工的工作態度和責任心。如果員工把平時的工作表現和製度執行的好壞程度分開來衡量自己是不恰當的。因為製度和工作在性質上不可分,是相互聯系和依存的。製度遵守得好,工作起來就好,就順心,沒有壓力;反過來,工作上的每一次過失和失誤,大多是不遵守製度、遵守製度不徹底而引起的。因此,遵守企業管理管理製度雖然提倡自覺性,但同時不能忽略強製性,對少數員工實行罰款、辭退、開除等執行措施是很有必要的。

2、企業管理管理人員在製度和執行上應做到"自掃門前雪"。管理人員有宣貫公司管理製度的義務和責任,製度的擬定者和執行者都應把心態放正,不要滲雜個人感情在製度中。同時要杜絕一問三不知。在企業管理製度的執行上對執行者要做到相互監督,落實,要防止陷進"一根煙、一杯酒、你我大家是朋友"的工作怪圈,這非常不利于企業管理製度的執行。

企業管理製度執行本身就具有強製性的特征。沒有過硬的強化手段,有些剛建立的企業管理製度就是一紙空文。一般地講,製度的製定,來自于基層,也適應于基層,為基層服務。因此,建立持久的強化執行方案是完成管理製度最有效的方法。當一種企業管理製度,經過一定階段強化執行後,它就逐漸形成了一種習慣,甚至可以成為一種好的企業傳統發揚下去。

企業管理人員應有好的決心,才有好的製度執行力。老板雜志表示:優秀的領導應從巨觀角度去監督指導企業管理製度執行的程度,隨時檢查糾正,調整執行方案、執行方法,不斷完善企業管理製度,推動公司製度的執行在幹部、員工的行為中的深入度,堅持用誠實可信、勤懇踏實的務實敬業作風去感化和影響自己的下屬,為自己的工作服務,為企業服務。

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