新聞發布會

新聞發布會

新聞發布會,社會組織在發生重大具有積極影響的事情時,向新聞界公布信息,借助新聞提升該組織或者與該組織密切相關的東西形象。

  • 中文名稱
    新聞發布會
  • 外文名稱
    press conference
  • 作 用
    企業產品推廣、市場公關

特點

1.正規隆重:形式正規,檔次較高,地點精心安排,邀請記者、新聞界(媒體)負責人、行業部門主管、各協作單位代表及政府官員。

最高人民法院新聞發布會最高人民法院新聞發布會

2.溝通活躍:雙向互動,先發布新聞,後請記者提問回答。

3.方式優越:新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網站,集中發布(時間集中,人員集中,媒體集中),迅速擴散到公眾。

新聞發布會的時機與主題

(1)恰當的時機:事件前一個月或兩個月左右,如滑雪節12月5日召開,10月中旬召開新聞發布會。

(2)合適的主題:主題應集中、單一,不能同時發布幾個不相關的信息。

新聞發布會、媒體報道、新聞稿發布等向來是企業產品推廣、市場公關必備手段,新聞發布會有以下特點:

新聞稿發布渠道

花費

媒體範圍

操作難度

適用範圍及要求

新聞發布會

大型企業、重大事件

代發

產品推廣、日常公關、重大事件

自建媒體關系

很小

需要文案專員、媒介專員、費用小

免費投稿

稿件創意及質量要求高,難以嵌入廣告信息

傳媒代發大中小企業、產品推廣、速度快、費用低

準備

標題

新聞發布會一般針對對企業意義重大,媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字,這個名字會打在關于新聞發布會的一切表現形式上,包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發布會的標題時,一般需要註意以下幾點。

1、避免使用新聞發布會的字樣。我國對新聞發布會是有嚴格申報、審批程式的,對企業而言,並沒有必要如此煩瑣,所以直接把發布會的名字定義為"**信息發布會"或"**媒體溝通會"即可。

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2、最好在發布會的標題中說明發布會的主旨內容。如:"某某企業2005新品發布信息發布會"。

3、通常情況下,需要打出會議舉辦的時間、地點和主辦單位。這個可以在發布會主標題下以字型稍小的方式出現。

4、有時,可以為發布會選擇一個具有象征意義的標題。這時,一般可以採取主題加副題的方式。副題說明發布會的內容,主題表現企業想要表達的主要含義。如:海闊天空 五星電器收購青島雅泰信息發布會。

時間

新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。

因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天,因此要把發布會的時間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜,會議時間保證在1小時左右,這樣可以相對保證發布會的現場效果和會後見報效果。

發布會應該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮,有的希望可以與記者在發布會後共進午餐或晚餐,這並不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會,一般不需要做類似的安排。

有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布,也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段,至少保證記者的採訪工作可以比較早的結束,確保媒體次日發稿。

在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件,媒體對這些事件的大篇幅報道任務,會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。

地點

場地可以選擇戶外(事件發生的現場,便于攝影記者拍照),也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小,室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級,從企業形象的角度來說,重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現權威性,可在人民大會堂等權威場所舉行(由于審核程式繁瑣,企業可委托專業策劃公司全程策劃籌辦)

酒店有不同的風格,不同的定位,選擇酒店的風格要註意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近,交通是否便利,泊車是否方便等。

發布方在尋找新聞發布會的場所時,還必須考慮以下的問題:

· 會議廳容納人數、主席台的大小、投影設備、電源、布景、胸部麥克風、遠程麥克風、相關服務如何、住宿、酒品、食物、飲料的提供、價錢是否合理、有沒有空間的浪費等

· 背景布置。主題背景板,內容含主題、會議日期,有的會寫上召開城市,顏色、字型註意美觀大方,顏色可以企業VI為基準。酒店是否會代為安排。

· 酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當地市容主管部門是否有規定限製等。

席位

擺放方式:發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放。註意確定主席台人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是"職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠後"。

很多會議採用主席台隻有主持人位和發言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。

擺放回字型會議桌的發布會也出現的較多,發言人坐在中間,兩側及對面擺放新聞記者坐席,這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。

註意席位的預留,一般在後面會準備一些無桌子的坐席。

道具

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆電、聯線、上網連線設備、投影幕布等,相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。

國務院新聞發布會國務院新聞發布會

新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會,也要酌情安排人員做記者引導工作。

新聞發布會背景板主要襯托出會議主題,所以在設計及選材上一定要慎重考慮,新聞發布會主要採用高清晰寫真布,這種材料因為無異味,不反光和高清晰的特點,所以對新聞發布會的現場氣氛營造和媒體攝像都大有好處。

資料

提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或檔案袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發布會前發放給新聞媒體,順序依次應為:

1、 會議議程

2、 新聞通稿

3、演講發言稿

4、發言人的背景資料介紹。(應包括頭銜、主要經歷、取得成就等)

5、公司宣傳冊

6、產品說明資料。(如果是關于新產品的新聞發布的話)

7、 有關圖片

8、 紀念品(或紀念品領用券)

9、 企業新聞負責人名片(新聞發布後進一步採訪、新聞發表後寄達聯絡)

10、空白信箋、筆(方便記者記錄)

發言人

新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會,值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳,公司形象無疑也會令人不悅。

新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面:

· 公司的頭面人物之一--新聞發言人應該在公司身居要職,有權代表公司講話。

· 良好的外型和表達能力。發言人的知識面要豐富,要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表包括身體語言整潔、大方得體。

· 執行原定計畫並加以靈活調整的能力。

· 有現場調控能力,可以充分控製和調動發布會現場的氣氛。

提問

在新聞發布會上,通常在發言人進行發言以後,有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通,增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪,可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。

在答記者問時,一般由一位主答人負責回答,必要時,如涉及到專業性強的問題,由他人輔助。

發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱,並在事先取得共識,尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發布會的過程中,對于記者的提問應該認真作答,對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地製止,對于涉及到企業秘密的問題,有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密,一般來說,記者也可以理解,有的則可以委婉作答。不宜採取"無可奉告"的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡單答出要點,邀請其在會後探討。

有些企業喜歡事先安排好媒體提問的問題,以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜採取。

媒體邀請

媒體邀請的技巧很重要,既要吸引記者參加,又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上,既不能過多,也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加,必要時如事件現場氣氛熱烈,應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請的時間一般以提前3到5天為宜,發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以採取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、庄重時可以採取書面邀請函的方式。

適當地製造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣,一種可選的方式是開會前不透露新聞,給記者一個驚喜。"我要在第一時間把這訊息報道出來"的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去,用記者的話說就是"新聞資源已被破壞",看到別的報紙已經報道出來了,寫新聞的熱情會大大減弱,甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多麽熟悉,在新聞發布會之前,重大的新聞內容都不可以透漏出去。

在記者邀請的過程中必須註意,一定需要邀請新聞記者,而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時,媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系,並作出也可幫助發稿的承諾,此時也必須進行回絕。

影響媒體記者參加新聞發布會的幾個主要因素:

一、是否對口。綜合性報紙和財經類報紙不是涇渭分明,有跨行業交叉報道的可能,但是對于大多數都市報的記者而言,這種對口性是第一要務。

二、是否有貼近性。是當地政府活動還是外地政府活動?是在地企業還是外地企業?是央企還是地方龍頭企業?都市類媒體更願意參加具有"在地性"新聞活動,比如中央電視台和北京電視台記者,經常會遇到相互排擠的狀況。

三、是否有新聞性。快筆頭公關認為,中央媒體、全國性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區別的,在具備一切新聞要素的前題下,中央級綜合性媒體更註重報道傾向于大背景、大主題、大角度的切入,而都市類媒體更多的從易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此,公關公司在準備新聞稿的時候,最少要有3-5個版本,並且新聞素材要更豐富。

四、是否有新聞採訪權。很多新聞發布會上出現最多的是平面媒體記者的身影,這是因為新浪,搜狐等入口網站沒有新聞採寫權,隻有幾個主流新聞網路像人民網、新華網、千龍網、東方網等有採訪權,而像新浪、搜狐的商業網站是沒有採訪權的,他們提供的內容服務基本上都是"信息集錦"--隻能轉載,不能獨創。所以,為了讓新聞發布會內容第一時間出現在網路上,邀請網媒記者出席時應區厘清楚哪些能出席,哪些可以原發,哪些隻能轉載。

五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發布會,那麽跑口記者責無旁貸。但是由于政府部門的車馬費一般較低,記者更願意出席有實力、有知名度的大企業召開的新聞發布會。可想而知,如果即沒知名度,又沒新聞點,那麽要靠什麽來吸引媒體了。

區別

新聞發布會,也有人把它叫記者招待會,其實這兩者是有區別的。

新聞發布會側重于發布新聞,如企業作出了某項重要的決策、研製生產了某種新產品或推出了某項對社會有重要影響的革新項目。企業若想通過大眾媒介把這些信息廣泛的傳播出去,就可以舉辦新聞發布會。

記者招待會則有所不同,它不一定是有新聞要發布,它的主要目的是和新聞媒介公眾進行溝通。任何企業在與社會各界公眾的交往中,都會遇到很多錯綜復雜的問題,如本單位與外單位發生了法律糾紛,企業受到了顧客的批評、受到了社會輿論的譴責、受到了新聞媒介的公開指責、受到了某一其他社會組織的誣告等。當這些問題發生之後,企業為了挽回影響並爭取輿論界的支持,就有必要招開記者執行會

流程

1.迎賓簽到

2.分發資料

3.會議過程

4.會後活動

5.效果評估

6.註意事項

新聞發布會流程(具體)

新聞發布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調查中發現,媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會,幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發布會上人物、事件都比較集中,時效性又很強,且參加發布會免去了預約採訪對象、採訪時間的一些困擾,另外,新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品,所以通常情況下記者都不會放過這些機會。

第一策劃環節 :

一、活動開展需求背景

二、活動開展應遵循的原則與重要任務

原則:堅持活動原則

目的:明確活動目的

三、發布會開展的簡要架構說明

新聞發布會新聞發布會

舉辦時間:待定

地點及方式:待定

參與人員:發言代表、新聞記者等

舉辦宗旨:發布一個新的信息

第二 發布會的規劃

一、前期的活動

開展的模式:

需要註意的事項:

二、現場活動

效果預期:

第一 媒體邀請

第二 現場部署及安排

1硬體設備、資料準備

2現場人員安排

3通稿(圖片)準備

第三 效果預測

註意事項

策劃

在做新聞發布會策劃之前,公關公司要對新聞媒體議程(媒體的採前會、編前會)、新聞傳播途徑、新聞話題設定、公眾輿論走向、媒體運作機製有深刻理解,同時對新聞發布會主辦方所在行業背景、產業動向、競爭對手傳播策略有著透徹的分析和把握,具備這些專業知識,才能策劃出好的新聞事件,達到好的傳播效果。但是,要吸引公眾關註首先在形式和內容上要引起媒體興趣。

一、借勢當前公眾關註的新聞事件,迎合新聞熱度,釋放相關性話題。

新聞發布會新聞發布會

二、借明星、大腕助陣。

三、結合巨觀背景、產業背景、行業背景,為新聞發布會造勢,為媒體提供更多新聞由頭和報道角度。

誤區

誤區之一:沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好,很多時候,企業並沒有重大的新聞,但為了保持一定的影響力,證明自己的存在,也要時不時地開個發布會。造成的後果是,企業雖然花了不小的精力,但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁,熱鬧倒是熱鬧了,效果卻未見得理想,如果過于喧賓奪主,參會者記住了熱鬧的形式,卻忘記了組織者想要表達的內容。

誤區之二:新聞發布的主題不清。 從企業的立場出發,主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去,告訴人家什麽時候得了金獎,什麽時候得到了識別,什麽時候得了第一,什麽時候捐資助學。但是偏離了主題的東西在媒介眼中,形同廢紙。

又有的企業在傳播過程中,生怕暴露商業機密,凡涉及到具體資料時總是含含糊糊一談到敏感話題就"環顧左右而言他",不是無可奉告就是正在調查。這樣一來,媒體想知道的,企業沒辦法提供;媒體不想搭理的,企業又喋喋不休。

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