婚姻登記檔案

婚姻登記檔案

婚姻登記檔案,是婚姻登記機關在辦理結婚登記、復原婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。

  • 中文名稱
    婚姻登記檔案
  • 方    法
    統一領導,分級管理
  • 類    別
    四類
  • 主    管
    婚姻登記主管部門

主管

婚姻登記主管部門對婚姻登記檔案工作實行統一領導,分級管理。

註:婚姻登記主管部門還要接受同級地方檔案行政管理部門的監督和指導。

分類

婚姻登記檔案按照年度—婚姻登記性質分為四類:

1、結婚登記類

2、復原婚姻類

3、離婚登記類

4、補發婚姻登記證類

註:

1、人民法院宣告婚姻無效或者復原婚姻的判決書副本歸入復原婚姻類檔案。

2、婚姻無效或者復原婚姻的,應當在當事人原婚姻登記檔案的《結婚登記審查處理表》的“備註”欄中註明有關情況及相應的復原婚姻類檔案的檔號。

歸檔方法和要求

1、婚姻登記材料的立卷歸檔應當遵循下列原則與方法:

(一)婚姻登記材料按照年度歸檔。

(二)一對當事人婚姻登記材料組成一卷。

(三)卷內材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規定的順序排列。

(四)以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。

(五)按本辦法第九條的規定對案卷進行分類,並按照辦理婚姻登記的時間順序排列。

(六)在卷內檔案首頁上端的空白處加蓋歸檔章,並填寫有關內容。歸檔章設定全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數等項目。

註:

1、全宗號:檔案館給立檔單位編製的代號。

2、年度:案卷的所屬年度。

3、室編卷號:案卷排列的順序號,每年每個類別分別從“1”開始標註。

4、館編卷號:檔案移交時按進館要求編製。

5、頁數:卷內材料有文字的頁面數。

(七)按室編卷號的順序將婚姻登記檔案裝入檔案盒,並填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。

註:

1、檔案盒封面應標明全宗名稱和婚姻登記處名稱。

2、檔案盒盒脊設定全宗號、年度、婚姻登記性質、起止卷號和盒號等項目。其中,起止卷號填寫盒內第一份案卷和最後一份案卷的卷號,中間用“—”號連線;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交時按進館要求編製。

3、備考表置于盒內,說明本盒檔案的情況,並填寫整理人、檢查人和日期。

(八)按類別分別編製婚姻登記檔案目錄(見附屬檔案5)。

(九)每年的婚姻登記檔案目錄加封面後裝訂成冊,一式三份,並編製目錄號。

2、婚姻登記材料的歸檔要求:

(一)當年的婚姻登記材料應當在次年的3月31日前完成立卷歸檔;

(二)歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整,案卷規範、整齊,影印件一律使用A4規格的影印紙,影印件和照片應當圖像清晰;

(三)歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫;婚姻登記檔案目錄應當列印;備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

註:

使用電腦辦理婚姻登記所形成的電子檔案,應當與紙質檔案一並歸檔,歸檔要求參照《電子檔案歸檔與管理規範》(GB/T18894-2002)。

歸檔內容

1、辦理結婚登記(含復婚、補辦結婚登記,下同)形成的下列材料應當歸檔:

(一)《結婚登記審查處理表》;

(二)《申請結婚登記聲明書》或者《申請補辦結婚登記聲明書》;

(三)香港特別行政區居民、澳門特別行政區居民、台灣地區居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規定的各種證明材料(含翻譯材料);

(四)當事人身份證件(從《婚姻登記條例》第五條規定,下同)影印件;

(五)其他有關材料。

2、辦理復原婚姻形成的下列材料應當歸檔:

(一)婚姻登記機關關于復原婚姻的決定;

(二)《復原婚姻申請書》;

(三)當事人的結婚證原件;

(四)公安機關出具的當事人被拐賣、解救證明,或人民法院作出的能夠證明當事人被脅迫結婚的判決書;

(五)當事人身份證件影印件;

(六)其他有關材料。

3、辦理離婚登記形成的下列材料應當歸檔:

(一)《離婚登記審查處理表》;

(二)《申請離婚登記聲明書》;

(三)當事人結婚證影印件;

(四)當事人離婚協定書

(五)當事人身份證件影印件;

(六)其他有關材料。

4、辦理補發婚姻登記證形成的下列材料應當歸檔:

(一)《補發婚姻登記證審查處理表》;

(二)《申請補領婚姻登記證聲明書》;

(三)婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關婚姻狀況的證明;

(四)當事人身份證件影印件;

(五)當事人委托辦理時提交的經公證機關公證的當事人身份證件影印件和委托書,受委托人本人的身份證件影印件;

(六)其他有關材料。

保管期限

婚姻登記檔案的保管期限為100年。

註:

對有繼續儲存價值的可以延長保管期限直至永久。

檔案的移交

婚姻登記檔案應當按照下列規定進行移交:

(一)縣級(含)以上地方人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案,應當在本單位檔案部門保管一定時期後向同級國家檔案館移交,具體移交時間由雙方商定。

(二)具有辦理婚姻登記職能的鄉(鎮)人民政府形成的婚姻登記檔案應當向鄉(鎮)檔案部門移交,具體移交時間從鄉(鎮)的規定。

註:

鄉(鎮)人民政府應當將每年的婚姻登記檔案目錄副本向上一級人民政府民政部門報送。

(三) 被復原或者合並的婚姻登記機關的婚姻登記檔案應當按照前兩款的規定及時移交。

檔案的利用

婚姻登記檔案的利用應當遵守下列規定:

(一)婚姻登記檔案保管部門應當建立檔案利用製度,明確辦理程式,維護當事人的合法權益;

(二)婚姻登記機關可以利用本機關移交的婚姻登記檔案;

(三)婚姻當事人持有合法身份證件,可以查閱本人的婚姻登記檔案;婚姻當事人因故不能親自前往查閱的,可以辦理授權委托書,委托他人代為辦理,委托書應當經公證機關公證

(四)人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的婚姻關系,持單位介紹信可以查閱婚姻登記檔案;律師及其他訴訟代理人訴訟過程中,持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案;

(五)其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的,婚姻登記檔案保管部門在確認其利用目的合理的情況下,經主管領導審核,可以利用;

(六)利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人,不得公開婚姻登記檔案的內容,不得損害婚姻登記當事人的合法權益;

(七)婚姻登記檔案不得外借僅限于當場查閱;影印的婚姻登記檔案需加蓋婚姻登記檔案保管部門的印章方為有效。

檔案的鑒定及銷毀

婚姻登記檔案的鑒定銷毀應當符合下列要求:

(一)婚姻登記檔案保管部門對保管期限到期的檔案要進行價值鑒定,對無儲存價值的予以銷毀,但婚姻登記檔案目錄應當永久儲存

(二)對銷毀的婚姻登記檔案應當建立銷毀清冊,載明銷毀檔案的時間、種類和數量,並永久儲存。

(三)婚姻登記檔案保管部門應當派人監督婚姻登記檔案的銷毀過程,確保銷毀檔案沒有漏銷或者流失,並在銷毀清冊上簽字。

附:《婚姻登記條例》(2003年10月1日起施行)

第15條婚姻登記機關應當建立婚姻登記檔案。婚姻登記檔案應當長期保管。具體管理辦法由國務院民政部門會同國家檔案管理部門規定。

第16條婚姻登記機關收到人民法院宣告婚姻無效或者復原婚姻的判決書副本後,應當將該判決書副本收入當事人的婚姻登記檔案。

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