信息管理

信息管理

信息管理(information Management IM)是人類為了有效地開發和利用信息資源,以現代信息技術為手段,對信息資源進行計畫、組織、領導和控製的社會活動。

  • 中文名稱
    信息管理
  • 外文名稱
    information Management IM
  • 手段
    現代信息技術
  • 流程
    信息收集、傳輸、加工和儲存

定義

信息管理(Information Management,IM信管)是人類綜合採用技術的、經濟的

、政策的、法律的和人文的方法和手段以便對信息流(包括非正規信息流和正規信息流)進行控製,以提高信息利用效率、最大限度地實現信息效用價值為目的的一種活動。

信息是事物的存在狀態和運動屬性的表現形式。"事物"泛指人類社會、思維活動和自然界一切可能的對象。"存在方式"指事物的內部結構和外部聯系。"運動"泛指一切意義上的變化,包括機械的、物理的、化學的、生物的、思維的和社會的運動。"運動狀態"是指事物在時間和空間上變化所展示的特征、態勢和規律。

信息一般經由兩種方式從信息產生者向信息利用者傳遞。一種是由信息產生者直接流向信息利用者,稱為非正規信息流;另一種是信息在信息系統的控製下流向信息利用者,稱為正規信息流

所謂信息管理,是指對人類社會信息活動的各種相關因素(主要是人,信息,技術和機構)進行科學的計畫,組織,控製和協調,以實現信息資源的合理開發與有效利用的過程。它既包括微觀上對信息內容的管理--信息的組織,檢索,加工,服務等,又包括巨觀上對信息機構和信息系統的管理。

通過製定完善的信息管理製度,採用現代化的信息技術,保證信息系統有效運轉的工作過程。既有靜態管理,又有動態管理,但更重要的是動態管理。它不僅僅要保證信息資料的完整狀態,而且還要保證信息系統在"信息輸入一信息輸出"的迴圈中正常運行。

信息管理是人類為了收集,處理和利用信息而進行的社會活動。它是科學技術的發展,社會環境的變遷,人類思想的進步所造成的必然結果和必然趨勢。

定義理解

電腦、全球通信和英特網等信息技術的飛速發展及廣泛套用,使科技、經濟、文化和社會正在經歷一場深刻的變化。20世紀90年代以來,人類已經進入到以"信息化"、"網路化"和"全球化"為主要特征的經濟發展的新時期,信息已成為支撐社會經濟發展的繼物質和能量之後的重要資源,它正在改變著社會資源的配置方式,改變著人們的價值觀念及工作與生活方式。了解信息、信息科學、信息技術和信息社會,把握信息資源和信息管理,對于當代管理者來說,就像把握企業財務管理、人力資源管理和物流管理等一樣重要。

信息管理的對象是信息資源和信息活動;信息科學是研究信息運動規律和套用方法的科學;信息技術是關于信息的產生、傳送、傳輸、接收、變換、識別和控製等套用技術的總稱,架起了信息科學和生產實踐套用之間的橋梁;信息管理學是以信息資源及信息活動為研究對象,研究各種信息管理活動的基本規律和方法的科學。

對于上述定義,我們要註意從以下幾個方面去理解:

信息管理的對象

(1)信息資源

它是信息生產者、信息、信息技術的有機體。信息管理的根本目的是控製信息流向,實現信息的效用與價值。但是,信息並不都是資源,要使其成為資源並實現其效用和價值,就必須借助"人"的智力和信息技術等手段。因此,"人"是控製信息資源、協調信息活動的主體,是主體要素,而信息的收集、存儲、傳遞、處理和利用等信息活動過程都離不開信息技術的支持。沒有信息技術的強有力作用,要實現有效的信息管理是不可能的。由于信息活動本質上是為了生產、傳遞和利用信息資源,信息資源是信息活動的對象與結果之一。信息生產者、信息、信息技術三個要素形成一個有機整體--信息資源,是構成任何一個信息系統的基本要素,是信息管理的研究對象之一。

環型信息管理環型信息管理

(2)信息活動

它是指人類社會圍繞信息資源的形成、傳遞和利用而開展的管理活動與服務活動。信息資源的形成階段以信息的產生、記錄、收集、傳遞、存儲、處理等活動為特征,目的是形成可以利用的信息資源。信息資源的開發利用階段以信息資源的傳遞、檢索、分析、選擇、吸收、評價、利用等活動為特征,目的是實現信息資源的價值,達到信息管理的目的。單純地對信息資源進行管理而忽略與信息資源緊密聯系的信息活動,信息管理的研究對象是不全面的。

信息管理之生產管理信息管理之生產管理

信管是一種管理

管理活動的基本職能"計畫、組織、領導、控製"仍然是信息管理活動的基本職能,隻不過信息管理的基本職能更有針對性。

信息管理是一種社會規模的活動

它反映了信息管理活動的普遍性和社會性。它是涉及廣泛的社會個體、群體、國家參與的普遍性的信息獲取、控製和利用活動。

信息產品管理(微觀):信息採集、整序、分析,信息產品的流通

信息系統管理(中觀):設計、實施與評價,安全管理,信息資源配置

信息產業管理(巨觀):產業結構和測試,信息服務業的機製與管理模式,產業政策和信息立法,社會信息化

--岳劍波.信息管理基礎. 清華大學出版社,1999

基本過程

信息對于我們每個人來說,並不陌生。在實際生活中,每個人每時每刻都在不斷地接收信息,加工信息和利用信息,都在與信息打交道。現代管理者在管理方式上的一個重要特征就是:他們很少同"具體的事情"打交道,而更多地是同"事情的信息"打交道。管理系統規模越大,結構越是復雜,對信息的渴求就越加強烈。實際上,任何一個組織要形成統一的意志,統一的步調,各要素之間必須能夠準確快速地相互傳遞信息。管理者對組織的有效控製,都必須依靠來自組織內外的各種信息。信息,如同人才、原料和能源一樣,被視為組織生存發展的重要資源,成了管理活動賴以展開的前提,一切管理活動都離不開信息,一切有效的管理都離不開信息的管理。

信息管理是指在整個管理過程中,人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。

信息收集就是對原始信息的獲取。

信息傳輸是信息在時間和空間上的轉移,因為信息隻有及時準確地送到需要者的手中才能發揮作用。

信息加工包括信息形式的變換和信息內容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中,通過變換載體,使信息準確地傳輸給接收者。

信息的內容處理是指對原始信息進行加工整理,深入揭示信息的內容。經過信息內容的處理,輸入的信息才能變成所需要的信息,才能被適時有效地利用,信息管理在烽火獵頭這樣的獵頭公司也一樣很重要。信息送到使用者手中,有的並非使用完後就無用了,有的還需留做事後的參考和保留,這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規律性的東西,也可以重復使用。

隨著科學技術特別是信息工程、電腦技術等高科技技術的飛速發展和普及,當今世界已進入到了信息時代。企業和組織要求信息處理的數量越來越大,速度越來超快。為了讓管理者及時掌握準確、可靠的信息,以及執行之後構成真實的反饋,必須建立一個功能齊全和高效率的信息管理系統。信息管理系統採用以電子電腦為主的技術設備,通過自動化通信網路,與各種信息終端相連線,利用完善的通信網,溝通各方面的聯系,以保證迅速、準確、及時地收集情況和下達命令。

特征

(一)管理特征

信息管理是管理的一種,因此它具有管理的一般性特征。例如:管理的基本職能是計畫、組織、領導、控製,管理的對象是組織活動,管理的目的是為了實現組織的目標,等等,這些在信息管理中同樣具備。但是,信息管理作為一個專門的管理類型,又有自己獨有的特征:

1、管理的對象是信息資源和信息活動;

2、信息管理貫穿于整個管理過程之中,有其自身的管理,同時支持其他管理活動。

(二)時代特征

1、信息量迅速成長

隨著經濟全球化,世界各國和地區之間的政治、經濟、文化交往日益頻繁;組織與組織之間的聯系越來越廣泛;組織內部各部門之間的聯系越來越多,以至信息大量產生。同時,信息組織與存儲技術迅速發展,使得信息儲存積累可靠便捷。

2、信息處理和傳播速度更快

由于信息技術的飛速發展,使得信息處理和傳播的速度越來越快。

3、信息的處理方法日益復雜

隨著管理工作對信息需求的提高,信息的處理方法也就越來越復雜。早期的信息加工,多為一種經驗性加工或簡單的計算。加工處理方法不僅需要一般的數學方法,還要運用數理統計、運籌學和人工智慧等方法。

4、信息管理所涉及的研究領域不斷擴大

從科學角度看,信息管理涉及管理學、社會科學、行為科學、經濟學、心理學、電腦科學等;從技術上看,信息管理涉及電腦技術、通信技術、辦公自動化化技術、測試技術、縮微技術等。

分類

1、按管理層次分類:巨觀信息管理、中觀信息管理、微觀信息管理;

2、按管理內容分類:信息生產管理、信息組織管理、信息系統管理、信息產業管理、信息市場管理等;

3、按套用範圍分類:工業企業信息管理、商業企業信息管理、政府信息管理、公共事業信息管理等;

4、按管理手段分類:手工信息管理、信息技術管理、信息資源管理等;

5、按信息內容分類:經濟信息管理、科技信息管理、教育信息管理、軍事信息管理等。

信管要求

及時

所謂及時就是信息管理系統要靈敏、迅速地發現和提供管理活動所需要的信息。這裏包括兩個方面:一方面,要及時地發現和收集信息。現代社會的信息紛繁復雜,瞬息萬變,有些信息稍縱即逝,無法追憶。因此信息的管理必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進程和動態,並適時地記錄下已發生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息。信息隻有傳輸到需要者手中才能發揮作用,並且具有強烈的時效性。因此,要以最迅速、最有效的手段將有用信息提供給有關部門和人員,使其成為決策、指揮和控製的依據。

信息管理信息管理

準確

信息不僅要求及時,而且必須準確。隻有準確的信息,才能使決策者做出正確的判斷。失真以至錯誤的信息,不但不能對管理工作起到指導作用,相反還會導致管理工作的失誤。

為保證信息準確,首先要求原始信息可靠。隻有可靠的原始信息才能加工出準確的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的態度,克服主觀隨意性,對原始材料認真加以核實,使其能夠準確反映實際情況。其次是保持信息的統一性和唯一性。一個管理系統的各個環節,既相互聯系又相互製約,反映這些環節活動的信息有著嚴密的相關性。所以,系統中許多信息能夠在不同的管理活動中共同享用,這就要求系統內的信息應具有統一性和唯一性。因此,在加工整理信息時,要註意信息的統一,也要做到計量單位相同,以免在信息使用時造成混亂現象。

管理製度

簡介

沒有完善的管理製度,任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉,我們必須建立一整套信息管理製度,作為信息工作的章程和準則,使信息管理規範化。建立完善的信息管理製度主要包括以下幾個方面:

信息管理信息管理

建立原始信息收集製度

一切與組織活動有關的信息,都應準確毫無遺漏地收集。為此,要建立相應的製度,安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中,要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵,對那些因不負責任造成信息延誤和失真,或者出于某種目的胡編亂造、提供假資料的人,要給予必要的處罰。

規定信息渠道

在信息管理中,要明確規定上下級之間縱向的信息通道,同時也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的製度,明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務,在組織內部進行合理地分工,避免重復採集和收集信息。

提高信息的利用率

信息的利用率,一般指有效的信息佔全部原始信息的百分率。這個百分率越高,說明信息工作的成效越大。反之,不僅在人力、物力上造成浪費,還使有用的信息得不到正常的流通。因此,必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業務水準,健全信息管理體系,通過專門的訓練,使信息工作人員具有識別信息的能力。同時,必須重視用科學的定量分析方法,從大量資料中找出規律,提高科學管理水準,使信息充分發揮作用。

建立信息反饋系統

信息反饋是指及時發現計畫和決策執行中的偏差,並且對組織進行有效地控製和調節,如果對執行中出現的偏差反應遲鈍,在造成較大失誤之後才發現,這樣就會給工作帶來損失。因此,組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位,嚴格規定監督反饋製度,定期對各種資料、信息作深入地分析,通過多種渠道,建立快速而靈敏的信息反饋系統。

基本模式

簡介

信息管理的四種模式:從獨裁走向民主

根據對眾多公司的信息套用和開發歷史的研究,會發現主要存在四種典型的信息管理模式:

(1)信息獨裁隻有極少數人有權獲得信息;

(2)信息無政府狀態人人都可以構建自己的信息系統,處于混亂狀態;

(3)信息民主信息流可以自由流動,但處于可控狀態;

(4)信息大使超出了單個機構的範圍,信息更加民主化,在企業邊界建立了信息"大使館"。

信息獨裁

信息獨裁是指信息特權集中在少數人手裏。盡管少數高級經理人能夠得到一些有用的信息,但常常需要通過昂貴的信息系統--經理信息系統EIS,才能獲取。這種EIS系統非常復雜,難以程式化,而且使用不方便。更嚴重和深層的問題還在于:由于所有決策是由少數人做出,諸多員工的智慧未被利用。

此外,還有一種比較微妙的信息獨裁模式,即企業管理人員和其他業務經理們並沒有什麽EIS系統,但企業培養和訓練了一批達人,在他們的電腦裏安裝了專門的報告、分析和統計軟體。這種被稱為"信息中心"的概念把信息的利用擴大到更多的業務人員,但是,不知不覺中,這些技術精英們變成了另一種形式的信息獨裁者。

在這兩種信息獨裁模式中,中下層員工都被剝奪了信息享有權,這樣就產生了兩種人:信息特權階層和信息隔離階層。信息隔離階層可能被施加更多的壓力,要求作出更好的工作業績,但是在不賦予他們信息知

情權的情況下難度很大。于是他們可能會發動信息叛亂,要求建立自己的資料管理系統。這就是造成資料過載的基礎。

信息管理信息管理

信息無政府狀態

信息無政府狀態源于個人或部門把所需的信息均納入自己的掌握之中。其結果是各自為政的資料"領地"或"地下"資料庫的迅速產生。由于這些"地下"資料庫建立在互不兼容的軟硬體平台和套用的基礎,根本無法連通,這種無政府狀態下固有的混亂等缺點對內部溝通和企業贏利造成了嚴重的破壞。

和歷史上許多短命的無政府狀態事件相似,信息無政府狀態往往隻是一個短暫的狂歡過程。建立自己的地下資料庫的部門對解決方案也隻能有瞬間的滿意,因為一旦高層管理人員收到來自不同部門資料不一致的報告,就會盤問資料的真實性。這樣這些來路不明的地下資料庫早晚會被統一。

信息民主

許多公司逐漸明白:讓企業內的所有員工共享信息可以使信息極大增值。他們也明白,為了使企業行為更加敏捷和高效,不能把大多數員工拒于信息之門的外面,而讓他們一味盲目工作。

咀嚼數位、各自為政、分散的信息分析模式將逐漸讓位于信息民主。後者通過向員工提高準確的信息,下放決策權而賦予企業更快更敏捷的行動能力。根據調查顯示,民主化和授權的程度越大,信息的價值也就越大。而越傾向于打破機構界限,信息的價值也就越大。德魯克也認為"決策應該在組織的最下層作出,並盡可能接近這一決策的執行人。"

信息大使

信息民主並不需要局限在企業的防火牆裏。通過因特網,信息民主可以通過企業外網延伸到客戶、供應商和合作伙伴。含有商務智慧型的企業外網應該是一個安全的網站,企業外的使用者、可以獲取和分析信息。由于它們代表公司和外界交流的前沿陣地,所以稱之為信息大使。 有遠見的企業利用電子商務建立信息大使,目的是為企業外部使用者提供獲取、分析和共享相關信息的手段。利用這種信息大使,客戶、供應商和合作伙伴也會使自己的業務更加智慧型化。企業外網主要在以下三個套用領域形成:供應鏈型外網、使用者關系型外網以及信息中介型外網。

這種信息大使將是未來開展因特網業務的公司區別于其他公司的主要所在。這些能夠利用增值信息提升其產品和服務的公司將能夠向客戶提供更有價值的建議,並最終贏得客戶忠誠度。

相關關系

簡介

企業文化創新與信息管理之間有著天然的聯系,如人性、知識、創新等。信息管理與企業文化不可分割,信息管理是企業文化的時代坐標和準則,信息管理建設還要文化的支撐,也正是為了高效益地進行信息管理。

軟資源

企業的資源可以分為硬資源和軟資源。企業信息和企業文化都屬于企業的軟資源。企業信息和企業文化具有如下特征:

(一)可再生性

硬資源是有限的,是不可再生的。而企業信息和企業文化創新相對來講是無限的,是可再生的。知識、文化、思想、理念等,不是越用越少而是越用越多。在使用中會不斷得到成長。知識、技術、文化、理念等都是可以不斷創新、不斷發展、不斷增加的。信息資源是有壽命的,隨著時間的延長,信息的使用價值逐漸減少甚至完全消失。但是信息在不同的時間、地點和目的又會具有不同的意義。從而顯示出新的使用價值。

(二)共享性

硬資源一般具有獨佔性和排它性,是有明顯邊界的。但是企業信息和企業文化創新卻不同,具有共享性。知識、技術、文化、理念等都是可以進行學習和掌握的,是無邊界的,靠的是一種學習的能力,而能力又是軟資源,也是可以通過培養、訓練而造就的。企業信息也可以為多方所利用。

(三)邊際成本遞減,而邊際效益卻是遞增的

硬資源的邊際成本是遞增的。而企業信息和企業文化創新則不同,並不會隨著使用量的增加而使成本遞增,相反隨著使用者的增多、使用量的增加而使其成本遞減。知識、技術、文化等是越學越多的,積累得越多,再學習的成本就越低,掌握新技術、新知識就會越來越快、越來越多。知識、技術、文化等是可以不斷得到提升,其邊際效益是遞增的。

(四)具有高附加值、強競爭力

以硬資源為主的產品,容易被學習和模仿,隨著產出的增加,賣得越多則利潤越低,形成"薄利多銷"。而信息產品卻不同,由于技術含量多、文化品味高、社會效應大,難以被學習和模仿,具有一定的壟斷性等。在企業服務與管理中,良好的企業文化創新體現在良好的行銷關系、市場效應中。

文化作用于管理

(一)企業環境因素

企業環境是塑造企業文化創新最重要的因素,是企業生產經營所處的社會和業務環境,包括市場、政府、技術環境等的狀況。這些因素都是影響信息管理實施的直接原因。信息技術的高速發展喚出了知識經濟的出現,而世界範圍內對于知識經濟的不斷唱響促進了企業對于信息資源的高度整合和提煉,並達到充分共享,這實際上就是信息管理。

(二)價值觀念因素

價值觀在企業文化中處于核心地位,是企業文化創新能否對企業經營發揮正面作用的關鍵。企業的價值觀實際就是企業思想文化、意識形態體系中最核心的內容,也是企業的精神、信念、動力和追求。比如很多國內外企業都有著自我的核心價值觀,而且,這些價值觀都在引導著本企業的文化和發展,都收到了良好的效果。實施信息管理的企業,堅持知識為核心的價值觀實際也是堅持以人為本的價值觀,因為知識主要存在人的大腦中。這種跟傳統工業時代不同的價值觀會促使企業形成一種崇尚知識,尊重人才的企業文化創新氛圍。且把這種指導精神和具體的信息管理思想及方法轉化為企業的日常管理和員工行為,使員工在工作中表現出異乎尋常的積極性並願意為企業發展盡心盡力,最終從主觀上促進信息管理的順利實施。

(三)激勵文化因素

在信息管理中,知識型員工在重視物質激勵的同時更加註重聲譽等精神方面的東西。企業應針對這些新特點新需求,嘗試增加更具效力的新的激勵內容。

(四)企業文化網路因素

文化網路是指企業文化創新信息傳遞的主要渠道和路徑,是企業價值觀和英雄軼事的"載體",是傳播企業文化創新的通道。企業管理者往往通過正式性和非正式性的文化網路渠道,傳播有利于信息管理開展的相關信息,對企業的發展使命、戰略、價值觀、企業精神等文化進行宣傳和教育,達到潛移默化的作用。

文化創新

企業要順利實施信息管理,必須認真研究信息管理下企業文化創新的特點,通過不斷創新,積極構建促進信息管理的企業文化體系,最終促進企業經營的管理水準,提高企業創造價值能力。

(一)強調以人為本的企業文化

"以人為本"企業文化創新的重要特點是重視人的價值,正確認識員工在企業中的地位和作用,激發員工的整體意識,從根本上調動員工的積極性和創造性。知識型員工自我發揮、自我發展、自我實現的需要,隻有在"以人為本"的企業文化創新環境中才能獲得滿足。

(二)激勵創新的企業文化

鼓勵創新,支持變革,是促進信息管理的企業文化創新的鮮明特點,信息管理背景下企業除了通過創新活動把知識資源轉化為新產品、新工藝、新的組織管理當中去之外,還要設法將創新之成果迅速生產並推向市場,這就必須借由企業文化創新之協助,以促使企業內部達成求新求變的共識。企業在創新途中還會遇到種種挫折,要想做到百折不撓,必須建立鼓勵不斷學習與容忍失敗的企業文化創新

(三)建立學習型的企業文化

企業必須提高獲取知識和有效套用知識的能力,而學習、研究與開發正是獲取這種能力的基本途徑。企業應為所有員工營造學習的環境,提供共同學習的機會,鼓勵員工善于學習,掌握最新知識,提升學習能力和執行能力,把學習貫穿整個職業生涯並有所創造。

(四)構建和諧與信任的共享型企業文化

知識的交流和共享不是無條件的和免費的,企業知識交流和共享需要有一個和諧的環境和相互信任的人際關系。企業應該營造知識交流共享的氛圍,建立從高層管理者到普通員工之間的友好、合作的共享型企業文化創新。當然,這種共享型的企業文化創新必須有相應激勵和懲罰機製加以引導和約束,同時還應採取相應的知識信息交流方式,比如通過電子郵件、BBS論壇、即時的信息交流工具QQ或部落格等來保證實施。

企業信息和企業文化v是現代企業提升競爭實力的非常重要的軟資源。良好的企業文化會有效促進企業信息的豐富和高效利用。因此,不斷豐富和創新企業文化創新,加強企業信息建設,成為企業不斷進行理論和實踐探究的領域。

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