人事檔案

人事檔案

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料,起著憑證、依據和參考的作用,在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時,都需要使用檔案。

  • 中文名稱
    莫克
  • 外文名稱
    MTW

​檔案要求

人事檔案是中國人事管理製度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分,是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄,是大學生就業及其今後各單位選拔、任用、考核的主要依據。事業單位,人事檔案相當重要。

人事檔案人事檔案

提供保管檔案的服務的機構各地人才市場、各區、縣人才市場及街道辦等。按照我國檔案法、幹部檔案工作條例、流動人員檔案管理暫行規定等法規,畢業生的人事檔案屬于國家法定、強製執行、歸口管理的公共信息,個人不得截留和銷毀。

檔案丟失需進行補檔,也就是說,持有者需回到國小、國中、高中、大學及原工作單位,補齊相關證明材料,因為檔案未歸檔會影響到入黨、升學等,影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日後的離退休手續辦理,也會影響到自己出國留學。如果有考公務員的意向,檔案必須保管好。

檔案特徵

全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關檔案材料,因此,它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史,能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容,總之,人事檔案是員工個人信息的儲存庫,它概括地反映員工個人全貌。

現實性

由于員工仍在工作,其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全,個體材料客觀真實,才能為用人部門提供優質服務。

動態性

人事檔案立卷後,其內容不是一成不變的,隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的檔案材料。因此,人事檔案必須註意做好新材料的收集補充,力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差",這就要求人事檔案必須打孔裝訂,以便隨時補充新材料。

流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統一,才便于發揮人事檔案的作用,如果人、檔脫節,保管人事檔案而不知當事人已調往何處,即"有檔無人",這樣的無頭檔案,保管得再好也無意義。因此,在工作中必須堅持"檔隨人走",在員工調走後的一周以內,必須將其人事檔案轉往新的管理部門

機密性

人事檔案的內容涉及個人功過等諸多方面情況,有的從側面反映了一些重大歷史事件,有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內心隱秘等等,因此,人事檔案屬于黨和國家的機密,任何人不得泄露和私自儲存人事檔案材料,不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

存檔方式

國家對于畢業後尚未就業的大學生的檔案,一般採取三種管理辦法:

一是把檔案轉至生源地,由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收,並由個人去辦理托管手續。這種方式比較適合準備在生源地範圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生,優點是在生源地就業後辦理手續簡單方便,而缺點是兩年內如離開生源地就業,需重新辦理改派手續。

二是把檔案留在學校,待落實工作單位後,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的,學校將其檔案和戶口遷回生源地,學校不再為其發放就業報到證。這種方式適合有就業願望但尚未就業的畢業生,優點是學校誠信度較高,代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用,其缺點是畢業生檔案留校隻是延長了擇業期,與學校沒有人事隸屬關系,涉及人事關系的證明都不能出具。

三是把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生,優點是易于畢業生解決一些實際問題,缺點是如果畢業生與指導中心交流相對少,則容易造成信息不暢。

具體功能

個人檔案有六大功能:其一、保留個人原有幹部身份;其二、辦理工作調動時需要個人檔案;其三、參加公務人員招聘考試,需檔案確定身份;其四、辦理個人退休手續時,要查看檔案記錄;其五、專業職稱晉升的參考依據;其六、出國政審和公證時,需要查閱個人檔案。

畢業生中有一種比較普遍的現象是對檔案不了解,也不關心,甚至已經畢業幾年,但檔案還放在學校,還有的將檔案放在家裏,更甚者檔案早已丟失。其實不然,在國家公務員的選拔,國有企事業單位的招聘,成熟的民企在招聘時都要審查相關人員的檔案,並以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據,另外,如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要本人的人事檔案。總之,現實生活中,人事檔案具有不可替代的作用,應給予足夠的重視,在參加工作以後,真正發揮作用的恰恰就是人事檔案,如轉正定級、職稱評定等相關事宜。所以在高校畢業生在畢業的當年一定要在規定的時間內到各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科去存放檔案(或者有人事檔案管理權的單位落下檔案,這種情況集中在國有企業,國有事業單位,公務員單位,學校基本是把學生檔案直接寄送到這些部門),存放之後學籍檔案就轉化成了人事檔案!人事檔案在當年沒有落下的話會在以後的工作中存在很大的問題,例如有的評定是需要把人事檔案落在工作單位所在地幾年才可以!

真正能證明學生學習經歷的就是該學生的學籍檔案,而工作經歷的證明就是該檔案袋裏面的工作檔案!

學籍檔案裏面有本人在各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有本人的黨團材料,全部屬于原始材料,不可復製。(學籍檔案一般是從高中算起,也就是從你的聯考檔案開始計算,黨團關系的一般是由有黨組織部門來接收,有的學校是把學籍檔案和黨員關系檔案一起轉檔,有的學校是分開轉檔,即學籍檔案一個袋交由自己遞交于各地的人事檔案管理科或者由關部門遞交于各地的人事檔案管理科,黨員關系則是由自己轉交在戶籍所在地或者工作所在地的黨委組織。工作檔案就是工作之後的評級、獲獎、晉升等這些材料!)所以,儲存好自己的檔案是一項重中之重的工作。根據有關規定,是要把檔案轉遞給各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科和有人事檔案管理權的單位!

材料分類

第一類:履歷材料

第二類:自傳材料;報告個人有關事項的材料

第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料

第四類:學歷學位材料;職業(任職)資格材料;評(聘)專業技術職務(職稱)材料;反映科研學術水準的材料;培訓材料;轉正定級表;

第五類:政審材料;變更或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料

第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料

第七類:表彰獎勵材料

第八類:涉法違紀材料

第九類:招錄、聘用材料;任免、調動、授銜、軍人轉業(復原)安置、退(離)休材料;辭職、辭退,罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協會議,人民團體和民眾團體代表會議,民主黨派代表會議形成的材料

第十類:健康檢查和處理工傷事故處理材料;治喪材料;幹部人事檔案報送、審核工作材料;

其他材料

保管費用

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料,起著憑證、依據和參考的作用,在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時,都需要使用檔案。

檔案管理費首先是用于檔案封裝儲存的裝訂、檔案盒等文具費約30元,其次是人員經費、場地費、日常運營這三大支出。如果在機關或國企,一般不用自行承擔管理費用。同時,部分企業也會為職員報銷管理費,但有的企業為留住人才,常開出任職3年後才能報銷的規定。如果不屬于這些範圍,就要自行繳納管理費了。從2016年元旦起,全國都將取消檔案管理費,財政撥款解決檔案管理問題。

北京

根據北京市人力資源和社會保障局提供的資料,截至2014年6月底,北京市、區縣存檔機構共管理檔案170萬份,存檔費在2013年1月起由240元下調至120元。專家估算,全國200多個地級市,每個市每年收費少則數百上千萬元,大城市動輒上億元,全國每年收取的檔案托管費至少達數十億元。

海淀區人才市場工作人員表示,隻要檔案有更新或移出的那一天,存檔費就要一次性補齊,否則檔案會被扣留。就算不動檔案,存檔費最遲也會在退休時追繳,否則"將使社保與退休金受到影響"。

管理製度

人事檔案

一、人事檔案保管製度

第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。

第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

2.人事檔案保管製度的基本內容

建立健全保管製度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔製度;檢查核對製度;轉遞製度;保衛保密製度;統計製度。

(1)材料歸檔製度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程式是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最後,將新材料放入檔案。

(2)檢查核對製度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無酶爛,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發事件之後,如被盜、遺失或水災火災之後:對有些檔案發生疑問之後,如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之後,如發現材料變酶,發現了蟲蛀等。

(3)轉遞製度。轉遞製度是關于檔案轉移投遞的製度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程式如下:取出應轉走的檔案;在檔案底賬上登出;填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;按發文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤後,應在回執上簽字蓋章,及時退回。

(4)保衛保密製度。具體要求如下:對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案櫃保持清潔,不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗,鎖門。

(5)統計製度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用製度

1.目的

第一,建立人事檔案利用製度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事檔案利用製度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些製度行事,這是對工作人員的基本要求。

2.人事檔案利用的方式

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方, 以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關檔案規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最後,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。

(2)外借手續。借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,並由借檔人員簽字。歸還時,及時在外借登記上登出。

(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章;其次,人事 檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最後,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記、發出。

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